Suite donnée par le Bureau de la sécurité des transports du Canada à l'évaluation du CRG du Secrétariat du Conseil du Trésor - Ronde VII

Introduction

Le Bureau de la sécurité des transports du Canada (BST) a fait l'objet, en 2009-2010, d'une évaluation lors de la ronde VII d'évaluation à l'égard du cadre de responsabilisation de gestion (CRG) effectuée par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). En tant que petit organisme, le BST est évalué seulement tous les trois ans. La dernière évaluation remonte à 2006-2007, lors de la ronde IV.

Résumé des observations du SCT sur le rendement du BST à l'égard du CRG

Les observations concernant la gestion du BST sont dans l'ensemble favorables. En tout, pour les 15 composantes de gestion (CG) selon lesquelles l'organisme a été évalué, le BST a obtenu 14 notes acceptable et une note possibilité d'amélioration (CG 2). Autrement dit, le BST a maintenu un niveau élevé de rendement de sa gestion. Toutefois, le BST s'inquiète de deux aspects de la méthodologie d'évaluation CRG, le premier étant son approche unique. Autrement dit, les attentes du CRG sont les mêmes pour un petit organisme que pour un gros, ce qui n'est pas réaliste compte tenu de l'écart considérable entre les niveaux de ressources. Deuxièmement, en ce qui concerne l'élément ressources humaines du CRG, seules les réponses obtenues au cours du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF) ont permis de noter le Bureau, sans égard au contexte pour expliquer les résultats. Le BST estime que cette approche restrictive n'est pas propice à une évaluation équitable. Aussi, a-t-il fait part au SCT de ses préoccupations quant à la méthodologie du CRG. Voici le résumé de l'évaluation par le SCT de chacune des composantes de gestion, ainsi que les réponses détaillées du BST quant aux possibilités d'amélioration. Chaque CG est constitué de sous-catégories ou d'éléments qui ont été évalués individuellement afin de tirer une conclusion sur la capacité de gestion. Le BST a réagi à chacun des éléments de chaque CG qui n'ont pas été jugés acceptables, et ce, même si le rendement général des CG l'était.

CG 1 - Leadership et culture organisationnelle fondés sur les valeurs

Le leadership du BST a été jugé acceptable, mais son infrastructure pourrait être améliorée. Pour la catégorie Infrastructure, deux possibilités d'amélioration ont été cernées.

  • « Le BST n'a pas de plan officiel sur les valeurs et l'éthique. Les évaluateurs suggèrent d'en élaborer un et d'en mettre un en œuvre incluant une stratégie de la haute direction dotée d'activités à moyen terme pour augmenter la sensibilisation à l'importance des valeurs et de l'éthique de la fonction publique. Ils suggèrent aussi que le BST identifie des occasions pour ses dirigeants de promouvoir les valeurs et l'éthique de la fonction publique  dans le cadre d'une stratégie globale visant à encourager un dialogue continu avec les employés sur le sujet ».

Réponse - Le BST n'a pas de plan officiel sur les valeurs et l'éthique, certes, mais il mène des activités s'y rapportant (les nouveaux employés obtiennent des lignes directrices, dont le Code de déontologie du BST, tandis que la formation sur le respect en milieu de travail est intégrée à la formation obligatoire). Une discussion des valeurs de l'organisation avec l'Administrateur en chef des opérations fait partie intégrante du programme d'orientation de tous les nouveaux employés.  Le BST est un petit organisme. Ses dirigeants sont donc en mesure d'assez bien communiquer avec tous les employés de façon régulière et informelle en ce qui a trait aux valeurs et à l'éthique de la fonction publique. Ses bons résultats, en 2008, lors du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF), où selon les employés l'information essentielle circule bien de la haute direction jusqu'à eux, en témoignent. Le BST va examiner sa stratégie de communication des valeurs et de l'éthique à la lumière de l'initiative pangouvernementale de mise à jour du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique et va déterminer si des ajustements s'avèrent nécessaires.

  • « Les résultats quant à la perception des employés à l'effet que la haute direction donnera suite aux préoccupations soulevées dans le SAFF 2008 sont inférieurs à la moyenne».

Réponse - Le ministère prend au sérieux les résultats du SAFF. Il a mis sur pied un groupe de travail composé de gestionnaires et d'employés pour  analyser les résultats du sondage de 2008 à leur publication. Les principales préoccupations ont été identifiées. Le résultat, sous la moyenne, s'explique en grande partie par un seul  enjeu au chapitre des relations de travail qui a été réglé juste avant le sondage et qui par conséquent n'a pas été considéré comme une préoccupation importante continue. Un plan d'action a été élaboré par le Groupe de travail  et approuvé par la gestion supérieure afin de régler les principales préoccupations soulevées dans le sondage. Le plan d'action a été distribué à tous les employés en octobre 2009 et un rapport d'avancement des actions prises a été publié en août 2010. Des progrès importants ont été réalisés à l'égard des points d'action approuvés et on s'attend à ce que qu'ils soient tous  effectués  d'ici la fin de l'exercice financier 2010-2011.

CG 2 – Utilité du cadre de rendement ministériel (CRM)

Selon l'évaluation, cette composante de gestion est à améliorer. Les deux éléments notés, clarté et caractère mesurable du résultat stratégique et exhaustivité et harmonisation des activités de programme ont été jugés sous la norme acceptable. Voici les trois possibilités cernées par le SCT.

  • « Préciser le résultat stratégique, de manière à représenter des états finaux. L'organisation devrait clairement préciser les changements qu'elle  veut apporter ou l'avantage qu'elle veut en tirer ».

Réponse - Le Conseil du Trésor a approuvé, en 2007, le résultat stratégique que s'est fixé le BST. Même si le BST estime qu'il est clair, il en examinera le libellé au cours de l'élaboration de son Plan stratégique de 2011 à 2016.

  • « Préciser davantage les descriptions de programme pour expliquer le lien unique entre chaque programme et le résultat stratégique ; à l'heure actuelle, les descriptions se recoupent ».

Réponse - Les activités de programme du BST diffèrent selon le mode de transport (ferroviaire, pipeline, maritime, aéronautique), mais le libellé est le même, car le processus d'enquête est semblable pour chacun. Le BST accepte de les préciser en tenant compte des particularités de chacun.

  • « L'organisation est invitée à élaborer un CGR ».

Réponse - Tel que démontré dans le  Rapport 2010-2011 sur les plans et les priorités du BST, l'organisation  a un cadre de gestion du rendement (CGR) partiel où sont précisés certains résultats attendus, des indicateurs de rendement et des cibles. Toutefois, des cibles n'ont pas été établies pour tous les  indicateurs. Dans le cadre de la planification stratégique de 2010-2011, le BST élaborera un nouveau plan stratégique quinquennal et un CGR complet.

CG 3 - Efficacité de la structure de gestion ministérielle des risques

Le Plan d'activités du BST a été jugé acceptable et sa structure de gouvernance forte. En guise de possibilité d'amélioration, le SCT encourage le BST à poursuivre son projet de mise sur pied d'un processus amélioré de planification intégrée pour 2010-2011.

Réponse – Le BST va continuer de préciser et d'améliorer son processus de planification intégrée.

CG 7 - Qualité des rapports sur le rendement

Le rendement du BST est acceptable quant à sa structure de base de gestion des ressources et des résultats et à la crédibilité de ses données.

  • « Le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) pourrait comprendre des explications au sujet des attentes en matière  de rendement décrites dans le Rapport sur les plans et les priorités (RPP), mais pas dans le RMR. Le RMR pourrait établir des liens plus étroits entre les ressources et les résultats en fournissant de l'information au sujet de la variation des ressources et de leur impact connexe sur les plans et les résultats. La description du rendement pourrait être améliorée  en justifiant et en décrivant les mesures correctives prises lorsque les plans n'ont pas été entièrement réalisés ».

Réponse – Le BST reconnaît les possibilités d'amélioration identifiées. Il s'est efforcé de donner plus de précisions sur son rendement dans son Rapport ministériel sur le rendement de 2009-2010. De plus, il entend continuer d'améliorer son rapport de fin d'année sur le rendement  contenu dans son Rapport ministériel sur le rendement, une fois son nouveau cadre de gestion du rendement entièrement articul é.

CG 8 - Gestion du changement organisationnel

Le BST a été jugé acceptable par rapport aux trois éléments de cette composante de gestion, analyse ou planification du rendement, engagement et moyens et atteinte des résultats.

CG 9 - Efficacité de la gestion ministérielle des risques

Le BST a eu un rendement acceptable pour trois éléments de cette composante, la haute gestion est chargée, la mise en pratique et l'intégration. Un élément, l'amélioration continue, est à améliorer.

  • « Le BST pourrait clarifier les responsabilités de la haute gestion dans les stratégies d'atténuation des risques, ainsi que préciser les liens entre les risques organisationnels et les priorités ».

Réponse - Le BST n'est pas d'accord. La planification annuelle cerne clairement la responsabilité de la haute gestion de cerner les risques et d'établir  les priorités en réponse à ces risques. Le Rapport sur les plans et priorités décrit l'analyse des facteurs de risque par la haute gestion, les priorités stratégiques en réponse à ces risques et les projets individuels conçus  afin de contribuer à l'atteinte de ces priorités. Le Plan d'activités du BST donne plus de précisions sur chaque projet, y compris le gestionnaire de projet, les buts, les activités, les résultats attendus, les délais et les ressources. La responsabilité de la haute gestion d'atténuer les risques et de faire le lien entre les risques et les priorités organisationnels est bien comprise et bien exprimée. Toutefois, au cours de la mise à jour du Profil de risque ministériel de 2010-2011, on précisera davantage le processus de gestion des risques actuellement en place.

CG 10 – Excellence de la gestion des personnes

Le rendement du BST a été noté fort par rapport à la motivation des employés et aux langues officielles, et jugé acceptable pour le leadership, l'équité en matière d'emploi, l'apprentissage des employés et la dotation. Deux éléments offrent des possibilités d'amélioration.

  • Gestion du rendement - L'évaluation se fonde sur :
    • La mesure dans laquelle les surveillants fournissent aux employés une rétroaction sur le rendement et une évaluation à l'égard des buts et des objectifs. Par rapport à cet élément, le rendement du BST est acceptable.
    • La mesure selon laquelle (écart en pourcentage) l'évaluation du rendement des cadres du BST s'écarte de la courbe en forme de cloche habituelle. Sur ce plan, le BST doit s'améliorer, car la répartition des cotes de rendement de ses six cadres ne suit pas la courbe habituelle du gouvernement (au moins 5 % n'atteignent pas les objectifs, au moins 10 % atteignent la plupart des objectifs, etc.).

Réponse - Vu la très petite taille du personnel cadre du ministère, il serait irréaliste de s'attendre à ce que l'évaluation de ces derniers suive toujours la courbe en forme de cloche du gouvernement. Le BST estime que sa gestion du rendement est rigoureuse et rencontre les objectifs de même que les cotes accordées à ses cadres reflètent correctement leur rendement. Il ne prévoit donc pas de correctifs.

  • Planification intégrée des RH et des activités – L'évaluation s'appuie sur deux éléments, à améliorer.
  • L'évaluation de la charge de travail et de l'efficacité de la planification, selon les réponses à quatre questions du SAFF et la nécessité d'améliorer l'efficacité de la planification.

Réponse - Le BST a adopté au cours du cycle budgétaire de 2010-2011 un nouveau processus de planification intégrée des RH et des activités, en vue d'une planification plus complète et efficace. Le Plan d'activités de 2010-2011 comprend les risques du BST, les défis, les priorités et les projets d'envergure  ainsi que les plans détaillés de chaque direction.

  • L'évaluation des heures supplémentaires (le nombre par employé est supérieur à la moyenne) et la planification de la relève (inférieure à la moyenne des employés promus à l'interne) sont toutes deux jugées à améliorer.

Réponse – Vu les activités du BST, les employés sont appelés régulièrement à faire des heures supplémentaires pour enquêter sur les événements de transport. Le BST a décidé d'examiner en 2010-2011 son système de mise en attente et d'envisager des options qui lui permettraient d'identifier la façon la plus efficiente, efficace et économique de répondre à ses besoins opérationnels. Pour la planification de la relève, il éprouve des difficultés à accroître le pourcentage d'employés promus à l'interne en raison de la spécialisation et l'unicité de nombreux postes. En outre, certaines fonctions ou tâches sont exercées par une seule personne comme dans de nombreux petits ministères. Ceci signifie que lorsque ces personnes quittent l'organisation, on doit avoir recours à de la main d'œuvre externe pour les remplacer car il n'y en a pas de disponible à l'interne.

CG 12 - Efficacité de la gestion de l'information

Le BST obtient la note acceptable pour les éléments de gouvernance, la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pour la planification stratégique et la mise en œuvre du BST, une amélioration est possible.

  • « Veiller à ce que la gouvernance de la GI et la planification stratégique couvrent, dans la mesure du possible, toutes les activités énumérées dans le profil des services internes de la GI ».

Réponse - Le BST est à revoir sa stratégie de GI à la lumière des nouvelles politiques et directives du SCT en matière de gestion de l'information et intégrera à sa stratégie les possibilités d'amélioration susmentionnées.

  • « Poursuivre la sensibilisation aux rôles, aux responsabilités et aux obligations de rendre compte en matière de GI à l'échelle de l'organisation ».

Réponse - Le BST a offert à ses employés au cours de la dernière année de la formation afin de les sensibiliser à la GI et il pourrait devoir l'étendre à la lumière des nouvelles politiques et directives du SCT en matière de gestion de l'information.

  • « Mettre au point et appliquer la  stratégie de GI et assurer la présentation de rapports et la surveillance de la stratégie p.ex., échéanciers, résultats obtenus jusqu'à présent, ressourcement ».

Réponse - Le BST est à revoir sa stratégie de GI à la lumière des nouvelles politiques et directives du SCT en matière de gestion de l'information et intégrera à sa stratégie la possibilité d'amélioration susmentionnée.

  • « Veiller à ce que tous les endroits où se trouvent les fonds de renseignements soient répertoriés et que des plans de conservation soient en place ».

Réponse - D'ici la fin de l'année, le BST aura mis la dernière main à sa nouvelle structure de classification des documents de tous ses fonds de renseignements. Les autorisations pluri-institutionnelles de disposer de documents (APDD) de Bibliothèque et Archives Canada ont été intégrées au nouveau plan de disposition des dossiers administratifs. Un projet d'inventaire et de nettoyage des dossiers est en cours. L'examen et la mise à jour prévues de la stratégie de GI comprendront tous les plans de conservation des documents des programmes, outils et systèmes de GI.

  • « Créer des métadonnées uniformes applicables à tous les fonds de renseignements ».

Réponse - L'examen et l'uniformisation des structures de métadonnées des bases de données modales du ministère sont en cours. Un projet est prévu en 2011-2012 afin de déterminer, de décrire et d'intégrer les métadonnées des systèmes du BST et d'assurer leur conformité aux nouvelles normes fédérales.

  • « Veiller à ce que l'on indique et décrive l'ensemble des fonctions, des programmes et des activités de l'organisation, ainsi que tous les fonds de renseignements connexes dans Info Source ».

Réponse - L'examen des fonds de renseignements et des banques de renseignements personnels est en cours. Les modifications paraîtront dans la prochaine mise à jour annuelle d'Info Source.

CG 13 - Efficacité de la gestion de la technologie de l'information

Le BST a eu un rendement acceptable pour ce qui est du leadership, de la planification et des valeurs. Le SCT l'a félicité pour ses progrès et l'a encouragé à continuer d'améliorer et de partager ses bonnes pratiques.

CG 14 - Efficacité de la gestion des biens

Pour cette composante, le BST a eu un rendement acceptable, mais une amélioration est possible.

  • « Mettre au point l'ébauche de la politique sur les immobilisations et la communiquer au personnel ».

Réponse - Le BST est d'accord; il prévoit que la politique sera prête et qu'il pourra la distribuer d'ici le 31 décembre 2010.

  • « Élaborer des cibles et des indicateurs de rendement et mesurer le rendement de la gestion du matériel ».

Réponse - Étant donné la petite taille de l'inventaire et la valeur monétaire relativement faible de son matériel, le BST ne croit pas que des mesures du rendement structurées de gestion du matériel soient nécessaires. Les questions du rendement du matériel et de la rétroaction des utilisateurs sont identifiées et on y donne suite au fur et à mesure qu'elles sont soulevées.

CG 15 - Planification des investissements et gestion des projets

Le rendement du BST pour la planification des investissements et la gestion des projets est acceptable. Pour la gestion des résultats des projets, voici les améliorations possibles.

  • « Le ministère pourrait élaborer des modèles de financement des projets afin de produire des estimations des coûts effectifs et de faciliter l'atteinte des résultats escomptés. »

Réponse - Le BST est d'accord et a prévu dans son Plan d'activités de 2010-2011 l'élaboration et la mise en œuvre d' outils de calcul des coûts des enquêtes d'envergure et des projets.

  • « Le ministère pourrait se doter d'un mécanisme pour s'assurer que les leçons retenues des projets antérieurs sont utilisés aux fins de l'amélioration continue de la gestion de projets dans l'ensemble de l'organisation ».

Réponse - Le BST ne pense pas qu'un mécanisme officiel de suivi des leçons retenues soit nécessaire. Bien que les leçons retenues consistent une partie très importante de la façon dont nous faisons les choses au sein du BST, le ministère fait rapport sur les résultats de ses projets et des leçons qui en découlent par le biais de sa structure existante de gouvernance des projets.

CG 16 - Efficacité de l'approvisionnement

Le BST offre un rendement acceptable au titre de la gouvernance et de la surveillance et de répondre aux besoins  opérationnels. Même si aucun des éléments n'obtient une note inférieure à acceptable, le SCT souligne plusieurs possibilités d'amélioration.

  • « Le BST devrait effectuer une vérification approfondie de ses activités d'approvisionnement et de passation des marchés, comparable à celle effectuée en 2005 ».

Réponse - Le BST a participé à une vérification interne horizontale, effectuée par le SCT dans les petits ministères et organismes,  de la passation de marchés de services professionnels et techniques et de services de travail temporaire. Selon les résultats de la vérification qui ont été communiqués  en mars 2010, aucune constatation importante n'a été formulée à l'égard du BST; par conséquent,  l'approvisionnement et la passation de marchés ne sont pas jugés vulnérables et ne justifient pas en priorité une vérification interne.

  • « Sauf  si c'est indiqué dans la Loi dont il relève, le BST n'est  pas entièrement autorisé à conclure des marchés de services juridiques sans l'autorisation du ministre de la Justice comme l'indique l'article 4 du Règlement sur les marchés de l'État ».

Réponse - Le BST va examiner, valider et simplifier son processus de passation de marchés de services juridiques.

  • « L'organisation devrait mener des sondages pour déterminer le niveau de satisfaction des clients en ce qui concerne le processus d'approvisionnement ».

Réponse - Le BST ne considère pas que des sondages soient nécessaires pour savoir si les clients sont satisfaits. Vu la petite taille du ministère et le nombre restreint d'employés impliqués dans le processus d'approvisionnement, l'organisation peut facilement obtenir de la rétroaction sur les activités d'approvisionnement par le biais des comités ministériels existants (Comité de gestion et Comité exécutif) et des communications internes directes.

  • « Le BST devrait établir  une directive ou une politique portant sur l'utilisation des cartes d'achat étant donné que cette méthode de paiement est utilisée pour une grande proportion de ses activités d'approvisionnement ».

Réponse - Le BST a émis une politique sur l'utilisation des cartes d'approvisionnement. Cette politique va être examinée et mise à jour et les utilisateurs de cartes seront informés.

CG 17 - Efficacité de la gestion financière et des contrôles financiers

Le rendement du BST est acceptable quant à la qualité des rapports financiers, des systèmes financiers et des cadres de contrôle interne et aux examens indépendants. Des améliorations sont possibles par rapport à deux éléments.

  • Autorisations et politiques - « Le BST doit axer ses efforts sur l'amélioration de sa conformité aux politiques de gestion financière et de ses méthodes d'établissement des coûts ».

Réponse - Le BST suit les politiques du CT en matière de gestion financière. Il va examiner ses procédures et ses outils afin de s'assurer que ses pratiques sont bien documentées et  respectent les politiques et directives du SCT. Le BST admet qu'il bénéficierait de l'amélioration de ses pratiques d'établissement des coûts. Aussi, tel que mentionné au point CG 15, il a prévu  dans son Plan d'activité de 2010-2011 l'élaboration et la mise en œuvre d'outils de calcul des coûts des projets et des enquêtes d'envergure. 

  • Capacité de gestion – « Le BST doit prêter davantage attention à augmenter le nombre d'employés qui ont des plans d'apprentissage approuvés. Les processus de planification de la relève doivent être améliorés, et on peut accroître la stabilité de l'équipe de gestion en diminuant le nombre de postes vacants et/ou dotés temporairement.

Réponse - Le BST n'est pas d'accord pour dire qu'il doit améliorer la stabilité de l'équipe de gestion. L'évaluation devrait être fondée sur l'examen des postes vacants au cours d'une période donnée, plutôt qu'au moment de l'évaluation du CRG.  L'agent principal des finances (APF)  était en place depuis neuf ans, et son adjoint depuis trois ans, lorsque les changements de personnel ont commencé. Le BST a connu en 2009-2010 un fort roulement des titulaires de postes voués aux opérations financières, mais en raison de facteurs indépendant du contrôle de la gestion. Le ministère veille par ailleurs à ce que les employés aient un plan d'apprentissage approuvé. Toutefois, étant donné  le fort roulement, certains employés n'avaient pas de plan lorsque l'évaluation du CRG a eu lieu. Néanmoins, tous les employés ont un plan approuvé, mis à jour une fois par année. La planification de la relève se fait dans la mesure du possible au sein d'un petit ministère.

CG 18 - Efficacité de la fonction de vérification interne

Le rendement du BST au titre de cette composante de gestion a été jugé acceptable, le BST ayant fait preuve de leadership sur le plan du renforcement de la vérification interne à l'échelle du gouvernement.

CG 19 - Gestion efficace de la sécurité et de la continuité des activités

Le rendement du BST est acceptable quant au programme de sécurité ministériel et à la gestion de la sécurité des technologies de l'information (GSTI).  Même si aucun élément n'obtient une note inférieure à acceptable, le SCT fait état de plusieurs possibilités d'amélioration.

  • « Établir un plan d'action afin de respecter les attentes de la Politique du gouvernement sur la sécurité, ce qui comprend l'élaboration d'un plan de sécurité ministériel et l'établissement de processus de surveillance de la conformité à la politique et de l'efficacité du programme de sécurité ».

Réponse - Le BST travaille à l'élaboration de son plan de sécurité ministériel, dont un plan de sensibilisation à  la sécurité comportant un volet d'éducation des employés en poste aux questions habituelles de sécurité et de surveillance des politiques.

  • « Poursuivre les initiatives visant à maintenir et à améliorer la conformité à la GSTI et considérer la mise en commun des pratiques exemplaires et des leçons retenues avec la communauté des STI du gouvernement du Canada ».

Réponse – Le BST continuera de maintenir et d'améliorer la conformité à la GSTI dans le cadre de sa stratégie visant à renforcir la sécurité de la TI. De plus, le ministère continue de partager les pratiques exemplaires avec la communauté STI du gouvernement en tant que participant ou membre de comités interministériels. Le gestionnaire du BST en matière de TI est actuellement vice-président du Comité des chefs de la TI au sein gouvernement du Canada.

  • « Élaborer des énoncés de la nature délicate (END) pour tous les systèmes de TI et les fonds de renseignements ».

Réponse - Le BST n'est pas d'accord avec cet énoncé.  Nos ressources restreintes se penchent sur les fonds de  renseignements de nature délicate et les systèmes de TI  essentiels.  Le BST maintient un inventaire des renseignements de nature délicate et des fonds de renseignements stockés dans ses systèmes de TI essentiels. Des énoncés de la nature délicate sont élaborés pour tous les systèmes de TI qui contiennent ou traitent des renseignements de nature délicate ou servent au soutien des fonctions  essentielles. Le BST va examiner son inventaire pour voir si d'autres systèmes de TI ou fonds de renseignements supplémentaires justifient un énoncé de la nature délicate.