Divulgation de la vérification interne

Réponse de la gestion à la vérification des communications internes du BST

La gestion du Bureau de la sécurité des transports du Canada (BST) a répondu à la vérification des communications internes en avril 2004. En général, le BST souscrit aux recommandations formulées. Dans la réponse à chaque recommandation figurant dans le tableau ci-après, le BST indique les mesures qu'il a prises, celles qu'il prend ou celles qu'il prévoit prendre pour donner suite à la recommandation.

RECOMMANDATION RÉPONSE
DE LA
GESTION
PRINCIPAL INTÉRESSÉ OUTILS COÛT DÉLAI
Préparer une stratégie de communi-
cation opérationnelle annuelle, à l'interne comme à l'externe,
liée au processus de planification de l'organisme

Évaluation du milieu, auditoires, messages clés, activités
Recomman-
dation approuvée. Le BST a élaboré une stratégie de communication pour une période de trois ans qui sera appuyée par un plan annuel sur les activités de communication.
Chef, Communi-
cations
Élaborer
une Stratégie de communi-
cation du
BST, qui s'échelonnera sur trois ans.

Élaborer un plan annuel sur les activités de communi-
cation.
50 000 $
 
 
 
 

 

12 000 $
Mise en oeuvre en 2005
 
 
 


Juin 2005
Préparer des plans de communication individuels qui permettront de déterminer la façon d'utiliser les outils et les techniques de communication susceptibles d'aider à atteindre des objectifs opérationnels particuliers à l'aide d'indicateurs de rendement comme le niveau
de sensibilisation
Recomman-
dation approuvée. L'élaboration d'une telle politique et des outils et des techniques de communication connexes constituait un axe d'intervention dans la Stratégie de communication du BST approuvée par la haute gestion au cours de l'exercice 2004-2005. Le BST a déployé des efforts considérables sur ce front l'an dernier et poursuivra dans la même voie.
Chef, Communi-
cations
Élaborer une politique en matière de communi-
cations internes prévoyant des outils, des techniques et des procé-
dures connexes à l'intention des gestionnaires afin
d'améliorer l'à-propos, la qualité et la cohérence des communi-
cations internes au BST.
Environ 12 000 $ Année civile 2005
Rendre les gestionnaires responsables des communications internes et leur fournir des outils améliorés pour communiquer Recomman-
dation approuvée. L'élaboration d'une telle politique et des outils et techniques de communication connexes constituait un axe d'intervention dans la Stratégie de communication du BST approuvée par la gestion au cours de l'exercice 2004-2005. Cette politique aiderait la gestion et les cadres à communiquer en temps opportun et de façon efficace avec le personnel du BST.
Chef, Communi-
cations
Élaborer une politique en matière de communi-
cations internes prévoyant des outils, des techniques et des procé-
dures connexes à l'intention des gestionnaires afin d'améliorer
l'à-propos, la qualité et la cohérence des communi-
cations internes au BST.
Coût inclus dans la recomman-
dation précédente.
Année civile 2005
Inviter le gestionnaire des Communications à participer à toutes les réunions du Comité de la haute gestion comme conseiller en matière de communications internes et externes Recomman-
dation approuvée. Mesure en vigueur depuis le 1er novembre 2004, dans le cadre de la nouvelle structure de gouvernance.
Chef, Communi-
cations
Le chef des Communi-
cations est un membre permanent de tous les comités de
gouvernance, conformément à la nouvelle structure de gouvernance.
0 $ Mise en oeuvre
Faire siéger un stratège en communications aux autres comités d'importance à titre de conseiller en communications internes et externes Recomman-
dation approuvée. Mesure en vigueur depuis le 1er novembre 2004, dans le cadre de la nouvelle structure de gouvernance.
Chef, Communi-
cations
La Division des communi-
cations a instauré des méthodes de travail dans le but de formuler des avis sur les questions relatives aux communi-
cations internes et externes.
0 $ Mise en oeuvre
Renforcer les liens entre la Division des communications et les Services intégrés qui constituent un joueur clé dans la plupart des activités de communications internes Au cours de l'exercice 2004-2005, la Division des communi-
cations a créé des secteurs d'activité distincts pour structurer l'appui fourni aux Services intégrés.
Chef, Communi-
cations
et
directeur, Services intégrés
On organisera une réunion bilatérale officielle avec les joueurs clés des Communi-
cations et des Services intégrés afin de valider les niveaux de service.
0 $ Août 2005
Réorganiser et restaurer le site intranet. Recomman-
dation approuvée, selon les ressources disponibles. La phase 1 du Projet d'amélioration de la gestion de l'information et le lien entre les enquêtes (AGILE) prévoit la réorganisation du site intranet. Il s'agit là d'une étape de transition en vue d'une restructuration complète et de la mise en ouvre de nouvelles pratiques de gestion du contenu avec la passerelle des Services intégrés dans le cadre de la phase 2. Le contenu relatif à chaque division et direction relève des gestionnaires compétents.

Au cours de la réunion de janvier 2005, le Comité de gestion interne a convenu que le chef des Communi-
cations piloterait la création d'un comité de gouvernance pour l'intranet faisant pendant au comité responsable d'Internet.
Analyste des systèmes, Services intégrés
et
gestionnaire du projet AGILE

























 







Chef, Communi-
cations
On effectue à l'heure actuelle une évaluation en vue de la transition de l'intranet au nouveau système AGILE.

AGILE introduira un nouvel environnement pour Intranet et, à terme, permettra au personnel du BST de tout le pays d'avoir accès à tous les outils et à toute l'information éélectroniques requis pour le BST. On établira également de nouvelles procé-
dures et directives sur la gestion du contenu.
La réorgani-
sation de l'intranet
en fonction d'AGILE a été incluse dans le coût du projet mais les coûts de chaque gestion-
naire pour la mainte-
nance et la tenue à jour du contenu ne le sont pas.

















 




0 $
Transition
- projets pilotes en juin-juillet 2005; production en octobre 2005; système AGILE opération-
nel en 2006-2007.



















 








Septembre 2005
Manuel du gestionnaire contenant les politiques, des renseignements sur les ressources humaines, de l'information financière, entre autres Recomman-
dation non approuvée. Le BST s'efforcera avant tout d'afficher cette information dans l'intranet à l'intention des employés et des gestionnaires.
Directeur, Services intégrés      
Calendrier des événements indiquant les activités internes comme externes et, le cas échéant, le nom de la personne-ressource Recomman-
dation approuvée. Un calendrier des événements sera affiché dans l'intranet.

Le calendrier des événements respectera les critères d'AGILE.
Chef, Communi-
cations










Agent de planification du BST, Services intégrés
La Division des communi-
cations a élaboré un calendrier pour le programme de visibilité, dans lequel sont incluses les activités externes.

Élaborer un calendrier des événements indiquant les activités internes et externes, et l'afficher dans l'intranet.
0 $









 


0 $
Mise en oeuvre en mars 2005







 


Septembre 2005
Directives aux employés sur la façon d'utiliser les courriels (elles pourraient facilement être obtenues d'un autre ministère) Recomman-
dation approuvée. Tous les employés ont accès aux lignes directrices sur la gestion des dossiers depuis février 2004. On leur enverra un rappel à ce sujet.

Remarque : on passera en revue le Manuel des réseaux éélectroniques sur la façon d'utiliser les courriels.
Gestionnaire intérimaire, Gestion de l'information, Services intégrés
et
gestionnaire, Informatique, Services intégrés
  0 $ Juin 2005
Création de nouvelles listes de distribution de courriels internes permettant ainsi d'éviter que les employés envoient à « tout le personnel » ou consacrent du temps à créer leurs propres listes Recomman-
dation non approuvée. Il existe déjà des listes de distribution adéquates; il suffit de rappeler aux employés de les utiliser.
       
Un nouveau bulletin au sein de l'organisme aiderait à rapprocher les « structures traditionnelles » [éliminer le fonctionnement en vase clos] et pourrait s'avérer utile pour la messagerie interne, mais exigerait un investissement important.

L'autre solution consisterait à utiliser l'actuel bulletin des Services intégrés et à en élargir le contenu : mises à jour des priorités du Plan d'activité, et où en sont les travaux du Comité de suivi du sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, entre autres.
Recomman-
dation non approuvée. On mettra l'accent sur l'introduction d'un nouvel environnement intranet dans le cadre du projet AGILE qui, à terme, permettra au personnel du BST d'avoir accès à tous les outils et à toute l'information électronique requis sur le BST.
s.o. s.o. 0 $