Divulgation de la vérification interne

Vérification des heures supplémentaires

Rapport de vérification

TABLE DES MATIÈRES


SOMMAIRE

Le Bureau de la sécurité des transports (BST) a procédé à une vérification de la conformité des heures supplémentaires. Les services de Samson & Associés ont été retenus pour la conduite de la vérification.

La vérification de la conformité avait pour objectif d'évaluer : le degré de conformité de la rétribution des heures supplémentaires aux conventions collectives applicables, aux conditions d'emploi ainsi qu'aux politiques pertinentes du Conseil du Trésor (CT) et du BST; l'efficacité des pratiques et des contrôles de gestion relatifs à l'autorisation des heures supplémentaires; et l'efficacité et la rentabilité de l'utilisation des ressources financières et humaines.

La vérification a été menée en conformité avec la politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne. Les normes de l'Institut des vérificateurs internes relatives à la pratique professionnelle de la vérification interne ont été appliquées. La vérification s'est déroulée du 19 février au 30 avril 2008.

La vérification a comporté deux volets : l'analyse de 104 transactions d'heures supplémentaires sélectionnées dans tout le pays et l'exécution de trois études de cas portant sur les dépenses et les pratiques relatives aux heures supplémentaires dans les trois directions : Air, Marine et Rail. La portée de la vérification s'est limitée aux employés de l'Administration centrale et des bureaux régionaux qui ont engagé des dépenses pour des heures supplémentaires au cours des deux derniers exercices financiers (2005-2006 et 2006-2007).

Les conclusions de la vérification sont les suivantes :

Il faudrait renforcer la conformité aux conventions collectives applicables, aux conditions d'emploi ainsi qu'aux politiques pertinentes du BST sur les points suivants :

  1. Le contrôle par les pairs, c'est-à-dire le processus par lequel un contrôleur (collègue) assure la vérification des transactions produites par un conseiller en rémunération. La vérification a révélé que ce processus n'était pas toujours validé. Compte tenu du nombre d'erreurs qu'ont révélées nos évaluations, l'équipe de vérification estime que ce moyen de contrôle est essentiel et qu'il doit être appliqué en toutes circonstances.
  2. Les exceptions aux politiques du CT sur la durée maximale du travail. Toutes les exceptions devraient être documentées et accompagnées des approbations de la direction. Une des exceptions que souligne la politique du CT concerne la nature du travail nécessitant une distribution irrégulière ou des fluctuations périodiques des heures de travail d'un employé dépassant le maximum de 48 heures par semaine. La politique exige que les services tiennent des registres de toutes les exceptions qu'ils ont autorisées.
  3. Le Rapport sur la paie pour services supplémentaires et autorisation (RPSSA). Ce formulaire ne démontre pas toujours le respect des dispositions de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. En effet, lorsqu'il s'agit de certifier les documents de rémunération relatifs aux heures supplémentaires en vertu de l'article 34, les gestionnaires du BST doivent s'assurer d'avoir pris en considération les dispositions des politiques suivantes du CT :

    • les conditions des conventions collectives respectives;
    • la politique du CT sur les Conditions d'emploi;
    • la Politique sur l'administration de la paye du CT;
  4. Nos analyses ont révélé un total de 19 manquements et de 146 anomalies concernant 16 critères ayant trait à la conformité et à l'exactitude des données. L'annexe I présente deux listes donnant les résultats d'analyse des manquements et des anomalies. Parmi ces manquements, onze ont eu lieu dans l'exercice de 2005-2006 et huit dans celui de 2006-2007. Le nombre de manquements et d'anomalies relevé à l'Annexe est supérieur au nombre de dossiers étudiés (104), une transaction donnée pouvant présenter plus d'un manquement ou plus d'une anomalie.
  5. Nos analyses des crédits accumulés de congé compensateur, qui comprenaient l'étude des dossiers de 11 employés exigeant l'analyse de 77 transactions, ont révélé un taux d'erreur de 7 % (six manquements).

    Il faudrait améliorer l'efficacité des pratiques de gestion et des contrôles :
  6. L'approbation des demandes d'heures supplémentaires est donnée verbalement, la plupart du temps. Cette pratique ne permet pas de fournir des preuves formelles et vérifiables de l'approbation des heures supplémentaires. Nous recommandons aux gestionnaires du BST de fournir la preuve, dans la mesure du possible, que les demandes d'heures supplémentaires ont été approuvées en tenant des registres qui documentent les cas où il n'a pas été possible de fournir une autorisation (par exemple lors d'une intervention sur les lieux d'un accident) et de revoir périodiquement les pratiques en matière d'approbation pour veiller à ce qu'elles soient conformes aux procédures régissant l'approbation des heures supplémentaires.
  7. Le service des Ressources humaines devrait exploiter toutes les fonctions du système d'information sur les ressources humaines (SIRH). Le personnel des RH en était venu à croire que le 31 mars de chaque année, le système supprimait tous les détails des congés compensateurs de l'exercice précédent alors que dans les faits, cette information était archivée et facilement accessible. La pratique actuelle des RH, qui consiste à compter sur des documents papier originaux lorsqu'on a besoin de consulter les données de l'année précédente, est inefficace et consume beaucoup de temps.

    Il y aurait lieu d'améliorer l'efficacité et la rentabilité de l'utilisation des ressources financières et humaines :
  8. Les indemnités de disponibilité versées s'élèvent à 450 000 $ par an, soit près de la moitié de la rétribution des heures supplémentaires du BST. Le principe de disponibilité est nécessaire pour assurer la disponibilité de ressources et garantir une intervention rapide quand survient un accident. Cela nécessite d'avoir en permanence de 18 à 19 enquêteurs en disponibilité après les heures de travail (de 16 h à 8 h et 24 heures sur 24 le week-end ce qui représente 16 heures supplémentaires par semaine par personne en disponibilité). On note des différences dans l'application du système de disponibilité au sein du BST. Nous recommandons que la Direction générale de la coordination des enquêtes, conjointement avec les directeurs des enquêtes et l'agent financier supérieur, étudie des solutions de rechange rentables au système de disponibilité actuel afin de réduire les dépenses d'heures supplémentaires.

I. CONTEXTE

Le Bureau de la sécurité des transports du Canada (BST) est un petit organisme du gouvernement fédéral qui a été créé en 1990 afin de promouvoir la sécurité du transport dans les domaines de la marine, des pipelines, du rail et de l'aviation en :

  • procédant à des enquêtes indépendantes qui comprennent, au besoin, des enquêtes publiques sur les événements de transport afin d'en dégager les causes et les facteurs contributifs;
  • rendant publics le résultat de ses enquêtes et les conclusions qui s'y rattachent;
  • identifiant les manquements à la sécurité mis en évidence par les accidents de transport;
  • présentant des recommandations visant à éliminer ou à réduire le nombre de ces manquements à la sécurité.

Le BST fonctionne indépendamment des autres ministères et organismes du Gouvernement, et relève du Parlement par l'entremise de la Présidente du Conseil privé. Le BST compte un effectif d'environ 230 employés, dont 125 à son Administration centrale de Gatineau (Québec), 25 à son laboratoire technique d'Ottawa (Ontario) et les autres dans les huit bureaux régionaux à travers le Canada.

1.1 Structure organisationnelle

La structure organisationnelle du BST inclut la présidente, les membres du Bureau, le directeur exécutif ainsi que divers directeurs généraux (DG) et directeurs. La haute direction qui relève du directeur exécutif comprend le DG, Coordination des enquêtes, le DG, Services intégrés, et le gestionnaire, Communications.

La Direction générale de la coordination des enquêtes est responsable des enquêtes menées par les directions des enquêtes (Air, Marine, Rail/Pipeline), de même que par la Direction de l'ingénierie, la Division de la performance humaine et la Division de la macroanalyse. La Direction générale des services intégrés comprend la Division des finances et de l'administration, la Division des ressources humaines, la Division de la gestion de l'information, la Division de l'informatique ainsi que la Division de la planification et des rapports ministériels. Les communications avec le public sont assurées par la Division des communications.

1.2 Utilisation des heures supplémentaires au BST

Au BST, le recours aux heures supplémentaires est régi par différentes conventions collectives, par les conditions d'emploi des employés non représentés et par la politique du BST sur l'application des dispositions concernant la disponibilité et le rappel au travail. Les heures supplémentaires désignent « les heures autorisées durant lesquelles un employé travaille en sus des heures de travail journalières ou hebdomadaires et pour lesquelles il pourrait avoir droit à une rémunération conformément aux dispositions de la convention collective applicable ou d'un texte réglementaire du Conseil du Trésor. »

Les conditions et les taux qui régissent la rémunération des heures supplémentaires pour du travail exécuté après les heures de travail normales à la demande de l'employeur sont prévus dans les différentes conventions collectives. Pour l'exercice de 2006-2007, un montant totalisant 1 160 129 $ a été versé aux employés en indemnités d'heures supplémentaires. Pour l'exercice de 2005-2006, un montant totalisant 1 554 118 $ a été versé pour les heures supplémentaires. Le pourcentage des réclamations payées pour des heures supplémentaires par rapport à la masse salariale a été de 6,1 % pour l'exercice de 2006-2007 et de 8, 4 % pour l'exercice de 2005-2006. Pour l'exercice de 2006-2007, 139 (61,5 %) des 226 employés du BST ont présenté des réclamations pour l'indemnisation des heures supplémentaires. Pour l'exercice de 2005-2006, 152 (64,9 %) des 234 employés du BST ont présenté de telles réclamations.

II. OBJECTIFS, CRITÈRES ET PORTÉE DE LA VÉRIFICATION

2.1 Objectifs de la vérification

La vérification avait pour objectifs d'évaluer :

  • le degré de conformité aux conventions collectives applicables, aux conditions d'emploi et aux politiques pertinentes du BST;
  • l'efficacité des pratiques et des contrôles de gestion;
  • l'efficacité et la rentabilité de l'utilisation des ressources financières et humaines.

2.2 Critères de la vérification

Pour la vérification de la conformité, les critères suivants ont été adoptés :

1er critère - Degré de conformité

  • la rémunération des heures supplémentaires est calculée correctement conformément aux dispositions des conventions collectives applicables et des conditions d'emploi pertinentes;
  • la mise en œuvre de la politique du BST sur l'Application des dispositions concernant la disponibilité et le rappel au travail est adéquate.

2e critère - Pratiques et contrôles de gestion

  • Les heures supplémentaires sont autorisées adéquatement par les gestionnaires :

    • avant le fait, sauf justification contraire, par une personne investie des pouvoirs délégués;
    • lorsque le travail ou le service est considéré comme essentiel.
  • la santé et la sécurité de l'employé sont prises en considération adéquatement pour l'approbation des heures supplémentaires;
  • les gestionnaires ont accès à des renseignements complets, précis, opportuns et détaillés sur les heures supplémentaires qui leur permettent de planifier, organiser et contrôler le travail fait en heures supplémentaires dans leurs champs de responsabilité respectifs;
  • les gestionnaires exercent correctement leurs pouvoirs délégués en vertu des articles 32 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) pour approuver et autoriser la rémunération des heures supplémentaires des employés appelés à travailler en dehors des heures normales de travail;
  • les gestionnaires surveillent et gèrent efficacement les crédits de congé compensateur accumulés.

3e critère - Utilisation efficace et rentable des ressources financières et humaines

  • les gestionnaires évaluent des solutions de rechange rentables pour réduire les dépenses d'heures supplémentaires.

2.3 Portée de la vérification

La vérification a porté sur les employés de l'Administration centrale et des bureaux régionaux qui ont engagé des dépenses d'heures supplémentaires durant les deux exercices financiers (2005-2006 et 2006-2007) à l'étude. Dans le cadre de la vérification, nous avons étudié la pertinence des contrôles et des pratiques internes pour nous assurer que :

  • les pratiques du BST sont conformes aux conventions collectives applicables, aux conditions d'emploi ainsi qu'à la politique du BST sur l'Application des dispositions concernant la disponibilité et le rappel au travail;
  • les gestionnaires exercent correctement leurs responsabilités en vertu des articles 32 et 34 de la LGFP;
  • les employés sont rémunérés adéquatement pour les heures supplémentaires qu'ils accomplissement conformément aux conventions collectives applicables;
  • la gestion du coût des heures supplémentaires est bonne, et que les gestionnaires étudient des solutions de rechange rentables pour réduire la nécessité d'engager des dépenses d'heures supplémentaires.

Exclusions

Ont été exclus de la vérification :

  • l'examen des répercussions des heures supplémentaires sur les services opérationnels ou le rendement de programme;
  • le recours à des consultants malgré le fait établi que les contrats de consultation à court terme peuvent constituer une solution de rechange aux heures supplémentaires;
  • le groupe EX et les autres employés rémunérés au rendement qui n'ont pas droit à la rémunération d'heures supplémentaires;
  • l'étude des documents de planifications comme les plans de travail chiffrés;
  • les agents qui exercent correctement leurs responsabilités en vertu de l'article 33 de la LGFP;
  • une attestation de l'intégrité, de l'exactitude et de l'exhaustivité globale des données consignées dans le SIRH et dans le système GX;
  • un examen des cas d'ententes de travail informelles et souples dans lesquelles l'employé travaille après les heures normales durant de brèves périodes;
  • l'identification de l'étendue, du montant et des répercussions des heures supplémentaires non consignées.

III. MÉTHODOLOGIE

La vérification s'est déroulée en trois phases : une phase d'analyse préliminaire, une phase d'exécution, qui comportait l'étude d'un échantillon des transactions et la réalisation de trois études de cas, et, enfin, une phase de rédaction du rapport qui constitue le présent document.

3.1 Phase préliminaire

La phase préliminaire comportait un examen des dossiers et des entrevues avec le personnel clé et les gestionnaires de l'équipe des finances. Elle a conduit à l'élaboration des documents suivants :

  • un cadre de référence comprenant un sommaire des exigences clés contenues dans les politiques du Conseil du Trésor et du BST à propos des heures supplémentaires. Cette cadre de référence a servi à valider les critères de vérification suggérés;
  • un diagramme détaillé du processus et un schéma des contrôles du processus de gestion des heures supplémentaires au BST. Ces documents visaient à établir si les contrôles et les pratiques en place ont été conçus de manière à garantir que les dépenses engagées sont complètes, précises, autorisées correctement et conformes aux pouvoirs existants sur les points suivants : les rôles et les responsabilités, la répartition des tâches, la vérification des dépenses, et la délégation de pouvoir;
  • un rapport préliminaire de vérification faisant ressortir les éléments à haut risque et décrivant la méthodologie employée pour l'analyse.

3.2 Phase d'exécution

La vérification d'un échantillon représentatif des transactions d'heures supplémentaires visait à établir l'efficacité des contrôles en place pour différentes indemnités d'heures supplémentaires auxquels les employés ont droit : disponibilité, rappel au travail, heures supplémentaires, temps de déplacement et heures supplémentaires accumulées.

Pour garantir une couverture équilibrée des données sur les heures supplémentaires, l'analyse a comporté un échantillonnage aléatoire et un échantillonnage non statistique des transactions d'heures supplémentaires (rémunération en espèces et congés compensateurs). L'analyse a consisté à évaluer la pertinence des pratiques et des processus de gestion dans l'approbation, l'attestation et le traitement des réclamations pour la rémunération des heures supplémentaires.

L'échantillonnage aléatoire reflétait les critères de vérification. Quant à l'échantillonnage non statistique, il se fondait sur une sélection de transactions à haut risque.

Trois études de cas ont été réalisées pour les centres de responsabilité qui font grand usage des heures supplémentaires : Air, Marine et Rail. Ces études ont nécessité une analyse poussée des données ainsi que des entrevues avec les gestionnaires responsables de l'approbation des heures supplémentaires qui sont chargés de veiller à ce que les ressources financières et humaines soient employées efficacement.

IV. RÉSULTATS DE LA VÉRIFICATION

Les conclusions de l'équipe de vérification présentées dans le présent rapport sont d'abord fondées sur les analyses des transactions d'heures supplémentaires et sur les études de cas. Les analyses ont comporté une étude de 104 transactions d'heures supplémentaires, soit 54 transactions effectuées durant l'exercice de 2005-2006 et 50 transactions effectuées durant l'exercice de 2006-2007.

Nos analyses ont révélé un total de 19 manquements et de 146 anomalies concernant 16 critères ayant trait à la conformité et à l'exactitude des données. L'Annexe I présente deux listes des Résultats des analyses sur les manquements et les anomalies. Parmi ces manquements, onze ont eu lieu dans l'exercice de 2005-2006 et huit dans celui de 2006-2007. Le nombre de manquements et d'anomalies relevés à l'Annexe est supérieur au nombre de dossiers étudiés (104), une transaction donnée pouvant présenter plus d'un manquement ou plus d'une anomalie.

Les études de cas ont été réalisées à partir des entrevues que nous ont accordées les gestionnaires, des renseignements qu'ils nous ont fournis durant la vérification et de l'étude exhaustive des dossiers financiers et personnels.

4.1 Degré de conformité aux conventions collectives applicables, aux conditions d'emploi ainsi qu'aux politiques pertinentes du BST

4.1.1 Calcul de la rémunération des heures supplémentaires conformément aux conventions collectives applicables et aux conditions d'emploi pertinentes.

Des erreurs mineures ont été relevées dans le calcul des heures supplémentaires ou dans l'application des taux en vigueur.

L'équipe de vérification a relevé quatre cas d'erreurs mineures dans le calcul des heures supplémentaires ou dans l'application des taux en vigueur. Dans trois de ces cas, l'employé n'avait pas été rémunéré suffisamment pour ses heures supplémentaires à cause d'erreurs de calcul. Chacun de ces cas présentait une erreur de moins d'une heure dans la durée totale du temps travaillé. Dans un des cas, l'employé a été rémunéré pour une heure de plus à cause d'une erreur de calcul. Dans le dernier cas, l'employé a été rémunéré à tarif et demi pour cinq heures supplémentaires, cependant, le calcul était basé sur la classification prescrite dans le certificat de nomination de son poste par intérim qu'il n'a commencé à occuper que plusieurs semaines après la période où les heures supplémentaires ont été effectuées.

Les dispositions des conventions collectives n'ont pas été appliquées dans quatre cas. Deux de ces cas concernaient le groupe des Services techniques (TI) de la Direction des enquêtes (Marine) :

  • Dans un cas, l'employé qui avait réclamé dix heures et demie (10 ½) supplémentaires a été rémunéré pour une demi-heure de plus au tarif double en raison d'une erreur commise dans l'enregistrement du travail effectué au tarif et demi (pour 7 heures plutôt que pour 7 ½ heures) et au tarif double (3 ½ heures plutôt que 3 heures);
  • Dans d'autres cas, un enquêteur sénior qui avait réclamé douze heures et demie (12 ½ h) supplémentaires n'a pas obtenu la rémunération adéquate parce qu'il a été rémunéré pour dix heures et demie (10 ½ h) au tarif et demi plutôt que sept heures et demie (7 ½ h) comme l'exige la convention et pour deux (2) heures au tarif double plutôt que cinq (5) heures au tarif double comme l'exige la convention.

Un enquêteur sénior de la Direction des enquêtes (Air) a reçu une rémunération supérieure à celle à laquelle il avait droit en vertu des dispositions de la convention collective du sous-groupe Navigation aérienne (AO) :

  • l'employé qui avait fait des heures supplémentaires durant un jour férié désigné a été rémunéré au tarif double pour chaque heure supplémentaire effectuée en sus de quinze heures plutôt qu'au tarif et demi pour chaque heure effectuée;
  • un employé avait été rémunéré pour des périodes de disponibilité de 24 heures en semaine pendant les jours de travail ordinaires.

Les détails de ces erreurs mineures dans le calcul des heures supplémentaires ont été transmis à la direction. Même si ces erreurs représentent une faible somme, elles sont le signe qui révèle une faiblesse dans les contrôles internes. Le paragraphe 4.2 du présent rapport traite plus en détail de ce sujet.

Recommandation :

1. La gestionnaire, Ressources humaines, devrait effectuer un ajustement de la rémunération lorsque la situation le justifie.

4.2 Efficacité des pratiques et des contrôles de gestion

4.2.1 Autorisation des heures supplémentaires

L'approbation de la plupart des demandes d'heures supplémentaires est donnée verbalement, ce qui ne constitue pas une pratique formelle et vérifiable.

Les gestionnaires investis d'un pouvoir de signature délégué pour les heures supplémentaires et les services supplémentaires, conformément aux articles 32 et 34 de la LGFP, ont le devoir de veiller à ce que :

  • la nécessité de demander à des employés de travailler en sus des heures normales soit clairement justifiée et que la gestion des heures supplémentaires soit faite de façon efficace et rentable;
  • les heures supplémentaires et les services supplémentaires soient approuvés à l'avance et conformément aux dispositions des conventions collectives.

La circulaire du CT 1977-37 sur l'administration de la paye établit à l'Annexe B, Aspects financiers de l'administration de la paye, le processus d'attestation de l'article 32 de la LGFP en ce qui a trait aux heures supplémentaires. En ce qui concerne la rémunération des services supplémentaires, l'article 32 de la LGFP stipule que l'engagement se produit lorsque le supérieur commande ou permet à l'employé d'effectuer des tâches supplémentaires. Le contrôle qui satisfait l'article 32 de la LGFP en ce qui concerne la rémunération des services supplémentaires se fonde sur des rapports financiers qui indiquent au gestionnaire le montant dépensé par rapport au montant prévu au budget. Le contrôle pourrait également consister en une preuve vérifiable, comme le formulaire intitulé Rapport sur la paie pour services supplémentaires et autorisation (RPSSA) signé par les différentes personnes qui interviennent dans le processus, notamment l'enquêteur désigné et les chefs d'équipe.

L'équipe de vérification a noté que la case d'autorisation des heures supplémentaires du RPSSAétait rarement remplie. Au BST, les gestionnaires sont tenus aussi bien d'autoriser les heures supplémentaires que d'attester des dépenses en vertu de l'article 34 de la LGFP. Dans ces conditions, nous estimons que le fait que ce soit la même personne qui autorise les heures supplémentaires et qui les atteste constitue une valeur ajoutée.

Les entrevues que nous avons menées auprès des gestionnaires à propos du processus qui régit l'approbation des heures supplémentaires au BST ont révélé que l'approbation de la plupart des demandes d'heures supplémentaires se fait verbalement et, qu'habituellement, elle ne constitue pas une pratique formelle et vérifiable. Dans un sens, il n'existe aucune preuve qu'un gestionnaire a commandé ou permis à des employés d'effectuer des heures supplémentaires. Nous sommes conscients que, la plupart du temps, les heures supplémentaires sont effectuées dans des circonstances exceptionnelles et que les gestionnaires téléphonent constamment aux employés pour s'informer des heures supplémentaires effectuées. Il n'en demeure pas moins qu'il est possible qu'un employé décide du nombre d'heures supplémentaires à faire, et non pas le gestionnaire.

En fait, certaines heures supplémentaires ne sont pas soumises à une approbation, par exemple, les heures supplémentaires effectuées les deux premiers jours d'une enquête. Pour justifier ce fait, on nous a expliqué que les gestionnaires savent d'expérience que les premiers jours d'une enquête nécessitent d'effectuer de longues heures supplémentaires pour s'assurer que les indices périssables sont relevés. Ils savent également qu'ils ont affaire à des professionnels qui sont censés savoir dans quelles circonstances les heures supplémentaires sont autorisées. De plus, comme toutes les réclamations passent par l'approbation, le gestionnaire qui les approuve finirait par découvrir les anomalies ou les abus de confiance.

En l'absence d'une preuve vérifiable de la vérification, le gestionnaire devrait s'assurer que les divers intervenants dans le processus, c'est-à-dire l'enquêteur désigné, les chefs d'équipe, etc., attestent des heures supplémentaires engagées en apposant leur signature sur le RPSSA. Au cours d'une enquête, la plupart des heures supplémentaires sont effectuées sous la surveillance de l'enquêteur désigné. Ce dernier devrait pouvoir valider que :

  • l'employé a bel et bien effectué les services associés aux demandes d'indemnisation des heures supplémentaires ou des services supplémentaires;
  • les heures supplémentaires et les services supplémentaires auxquels l'employé a droit ont été enregistrés avec exactitude conformément aux politiques du CT et aux exigences en matière d'enregistrement.

Malgré le fait que l'approbation verbale des demandes habituelles d'heures supplémentaires pourrait toujours être permise tout comme le recours au courriel, le mécanisme d'approbation formelle sera adapté aux facteurs qui déterminent le recours aux heures supplémentaires ainsi qu'aux exigences opérationnelles propres à chaque direction. Les gestionnaires devront alors passer en revue le RPSSA parallèlement aux documents existants, comme les mandats d'enquête, les autorisations de voyager, ou les formulaires d'autorisation de formation, dans la mesure du possible.

Recommandations :

2. Les gestionnaires devraient approuver toutes les demandes d'heures supplémentaires et tenir des registres témoignant des cas où il n'a pas été possible de donner une autorisation (par exemple, intervention d'urgence lors d'un accident ou d'un incident).

3. Les directeurs et les gestionnaires devraient revoir périodiquement les pratiques d'approbation des heures supplémentaires pour s'assurer qu'elles sont conformes aux procédures régissant cette activité.

4.2.2 La santé et la sécurité de l'employé sont prises en considération adéquatement lors de l'approbation des heures supplémentaires

Le projet de Politique du DGCE sur les heures de travail et la limitation des heures supplémentaires du BST ne respecte pas l'esprit de la politique du CT sur le nombre maximal d'heures de travail.

La Politique sur la durée maximale du travail du CT stipule que le nombre total d'heures qu'un fonctionnaire peut travailler au cours d'une semaine est de 48 heures à moins que des circonstances exceptionnelles empêchent le ministère de servir le public ou de fonctionner efficacement.

Dans son projet de Politique du DGCE sur les heures de travail et la limitation des heures supplémentaires, le BST reconnaît le besoin d'établir un équilibre entre la nécessité de travailler durant des heures prolongées pendant la phase d'enquête sur le terrain ainsi que les risques associés au travail dans des conditions dangereuses sur les lieux d'accidents.

Toutefois, la politique spécifie la durée maximale du travail et les limites des heures supplémentaires plutôt que de les restreindre et d'encourager la gestion à trouver des ententes de rechange permettant de réduire les heures supplémentaires excessives. Par conséquent, les limites des heures supplémentaires suggérées dans le projet de politique du BST dépassent encore le nombre d'heures que l'on pourrait considérer comme raisonnable. Le projet de politique du BST stipule que le nombre d'heures maximal travaillé sur place ne doit pas dépasser :

  • 10 heures par jour;
  • 84 heures au cours d'une période de 7 jours;
  • 140 heures au cours d'une période de 14 jours;
  • 280 heures au cours d'une période de 28 jours.

De plus, le projet de politique prévoit de disposer de plans destinés à dépasser ces limites, lesquels seraient approuvés par le directeur des enquêtes du mode de transport, ou son délégué.

Nos analyses ont révélé que 31 employés ont travaillé plus de 48 heures par semaine. Dans la plupart des cas, le travail avait trait à une enquête. Toutefois, dans sept cas, aucun motif clair ne justifiait la nécessité de demander aux employés de travailler plus de 48 heures. L'équipe de vérification n'a observé aucune plainte relative aux dépassements de la durée maximale du travail. Les gestionnaires nous ont indiqué que le dépassement de la durée maximale du travail fait partie des conditions d'emploi.

Pour assurer, au sein de la fonction publique, des normes sur la durée maximale du travail hebdomadaire semblables à celles qui figurent dans le Code canadien du travail, la politique du CT sur la durée maximale du travail stipule que le nombre total d'heures qu'un fonctionnaire peut travailler au cours d'une semaine est de 48 heures à moins de circonstances exceptionnelles. L'une des exceptions soulignées dans la politique est la suivante : « lorsque la nature du travail nécessite qu'il soit réparti irrégulièrement ou lorsqu'elle cause des variations périodiques des heures de travail de l'employé et que le respect de la norme maximale de 48 heures pourrait porter un préjudice grave au fonctionnement du ministère. »

La politique exige également que les ministères tiennent des rapports détaillés sur toutes les exceptions autorisées par l'administrateur général ou son délégué dans des cas particuliers ou inusités. Le BST ne tient pas de tels rapports comme l'exige la politique du CT. On doit y préciser les raisons pour lesquelles chaque exception a été autorisée, le lieu de travail, le nombre, les groupes professionnels et les niveaux des employés concernés ainsi que le nombre d'heures travaillées par chaque employé au-delà de la norme des 48 heures.

Recommandation :

4. Le Directeur général de la coordination des enquêtes devrait s'assurer que toutes les dérogations à la politique sur la durée maximale du travail du CT soient documentées adéquatement et accompagnées des preuves qu'elles ont été approuvées par la gestion.

4.2.3 Les gestionnaires ont accès à des renseignements complets, précis, opportuns et détaillés sur les heures supplémentaires qui leur permettent de planifier, d'organiser et de contrôler le travail fait en heures supplémentaires dans leurs champs de responsabilité respectifs.

Enregistrement des heures supplémentaires
Les gestionnaires ont accès à des renseignements complets, précis, opportuns et détaillés sur les heures supplémentaires

Les agents administratifs, sur réception du RPSSA vérifient la conformité au calendrier de disponibilité, aux préparatifs de déplacement, aux codes d'heures supplémentaires, aux taux de rémunération, etc., fournissent les renseignements manquants le cas échéant et vérifient la justesse des calculs. Dans une des régions, on a observé une pratique exemplaire qui consiste à enregistrer les données des heures supplémentaires dans des feuilles de calcul MS Excel et à apposer un timbre sur les RPSSA pour indiquer que les données ont été saisies. Ces rapports sont ensuite transmis au gestionnaire régional (Air) ou aux gestionnaires de l'Administration centrale (Marine et Rail) aux fins d'approbation en vertu de l'article 34 de la LGFP. Dans certains cas, le RPSSA avait été d'abord approuvé en vertu de l'article 34 de la LGFP, puis transmis aux agents administratifs (Air).

On nous a informés que le processus qui consiste à remplir puis à réviser les RPSSA n'était pas appliqué uniformément dans les régions. Seul un petit nombre d'agents administratifs régionaux révisent les RPSSA avant de les acheminer à l'Administration centrale à Ottawa. On enregistre les renseignements dans des feuilles de calcul Excel aux fins de contrôle budgétaire et de dépenses pour compenser le retard que prennent les services des RH et des Finances à traiter les données afin satisfaire aux demandes de la direction au sujet des heures supplémentaires engagées ou à rémunérer dans les mois à venir.

Après avoir été approuvés adéquatement par les gestionnaires dans les régions (Air) ou à l'Administration centrale (Rail et Marine), les RPSSA sont transmis aux Ressources humaines qui gère l'administration des conventions collectives, traite les transactions d'heures supplémentaires et tient les dossiers des soldes de congé compensateur, tandis que les Finances tiennent les dossiers financiers de la rémunération des heures supplémentaires.

Heures supplémentaires rémunérées en espèces

Généralement, les heures supplémentaires sont rémunérées en espèces. Les heures supplémentaires rémunérées sont accessibles au niveau de la direction aux fins de contrôle par l'intermédiaire du système ministériel de gestion financière GX.

Heures supplémentaires rétribuées sous forme de congé compensateur

Le BST n'exploite pas toutes les fonctions du SIRH

Il est possible de rétribuer les heures supplémentaires sous forme de congé compensateur. Pour le traitement et l'enregistrement des données de congés et de congés compensateurs, le BST utilise le Système d'information sur les ressources humaines (SIRH), un système informatique ministériel mis au point par l'Agence de diversification économique de l'Ouest. L'utilisation de ce système est conforme à la politique du CT sur la gestion des renseignements qui favorise les liens entre les technologies de l'information et les fonds de renseignements. La politique du CT exige également que les systèmes informatiques constituent le moyen privilégié pour la création, l'utilisation et la gestion des renseignements.

On a dit à l'équipe de vérification que le 31 mars de chaque année, le SIRH supprimait toutes les données des employés de l'exercice précédent de telle sorte qu'après cette purge, les seules données disponibles dans le système pour les exercices antérieurs étaient les totaux des congés et des congés compensateurs. On ne dispose donc plus de données détaillées pour effectuer des études, des enquêtes, des analyses ou des vérifications. Par conséquent, le seul moyen d'avoir accès aux données des exercices antérieurs serait de consulter les documents papier originaux à l'Administration centrale ou les feuilles de calcul Excel des bureaux régionaux. La possibilité de traiter et de présenter les données antérieures sous forme électronique est alors irrémédiablement perdue.

Nos communications avec l'Agence de diversification économique de l'Ouest ont permis de découvrir que les données en question étaient simplement archivées et stockées dans un système de mémoire spécialisé. Le personnel du BST ignorait l'existence de cette fonction du système et ne l'a jamais activée pour accéder aux données archivées.

Malgré le fait que seules quelques-unes des personnes interrogées nous ont fait part de problèmes occasionnés par le manque de données détaillées sur les exercices antérieurs, et que les employés sont informés du solde de leurs vacances et de leurs crédits de congés de maladie à la fin de l'exercice financier et qu'ils ont attesté ces soldes, nous estimons que ces données électroniques sont toujours une nécessité.

Les différents services devraient avoir à leur disposition des renseignements qui permettent d'appuyer de façon efficace et économique l'exécution des décisions en matière de gestion du personnel ainsi que l'administration quotidienne de la rémunération, des avantages et des dossiers des employés. Ils devraient également disposer de renseignements qui tiennent la direction informée de leurs ressources humaines de manière opportune et précise.

Recommandation :

5. La gestionnaire, Ressources humaines devrait veiller à ce que le personnel reçoive la formation adéquate sur l'utilisation du SIRH, en particulier les fonctions ayant trait aux données des exercices antérieurs sur les congés compensateurs.

4.2.4 Les gestionnaires exercent correctement leurs pouvoirs délégués en vertu des articles 32 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) pour approuver et autoriser la rémunération des heures supplémentaires des employés appelés à travailler en dehors des heures normales de travail

Les gestionnaires peuvent avoir de la difficulté à confirmer les heures supplémentaires en vertu de l'article 34 de la LGFP du fait que l'approbation de ces heures est faite de façon informelle ou a été accordée par différentes personnes.

Toutes les transactions d'indemnisation doivent être vérifiées et certifiées en vertu de l'article 34 de la LGFP. Les principaux responsables de la vérification des comptes individuels sont les agents investis du pouvoir de confirmer et de certifier l'indemnisation en vertu de l'article 34 de la LGFP. Il incombe aux personnes détenant ce pouvoir d'assurer l'exactitude de la rémunération et des procédures de vérification de compte. Pour les opérations de paye, la personne atteste que :

  • le bénéficiaire a droit ou est admissible à l'indemnité;
  • l'indemnité est conforme aux conditions du contrat pertinent ou de l'entente;
  • la transaction est exacte et les codes financiers ont été fournis;
  • la transaction est conforme à toutes les lois, règlements et politiques du Conseil du Trésor, comme les politiques sur les heures supplémentaires.

Nos analyses ont fait ressortir cinq cas où les formulaires de RPSSA ne contenaient aucune preuve du respect de l'article 34 de la LGFP.

Les autres conditions préalables à l'approbation d'une réclamation d'heures supplémentaires sont les suivantes :

  • on a demandé à l'employé de faire des heures supplémentaires;
  • l'employé n'a pas de contrôle sur la durée des heures supplémentaires qu'il doit accomplir;
  • la direction a certifié la durée des heures supplémentaires effectuées;
  • la direction confirme que l'employé a effectivement effectué les tâches associées aux demandes de rémunération pour service supplémentaire.

Cette situation peut s'avérer problématique pour le gestionnaire compte tenu de la nature informelle du processus régissant l'approbation des heures supplémentaires et, dans une certaine mesure, de la dispersion géographique du personnel du BST.

Cette situation pourrait être aggravée par le fait que l'approbation initiale des heures supplémentaires peut avoir été demandée par différentes personnes qui n'ont pas signé le RPSSA. Dans ces conditions, la capacité du gestionnaire de l'approbation à vérifier que les heures réclamées ont effectivement été travaillées n'est pas toujours clairement définie.

Recommandation :

6. Lorsqu'ils doivent certifier les documents de rémunération en vertu de l'article 34 de la LGFP, les gestionnaires du BST devraient s'assurer qu'ils ont pris en considération les dispositions des politiques du CT suivantes :

  • les conditions des conventions collectives respectives;
  • la politique du CT sur les conditions d'emploi;
  • la politique sur l'administration de la paye.

4.2.5 Les gestionnaires surveillent et gèrent efficacement les crédits de congé compensateur accumulés

Nos analyses des crédits de congé compensateur accumulés ont porté sur le dossier de 11 employés représentant l'étude d'environ 77 transactions d'heures supplémentaires. Les analyses ont révélé ce qui suit :

  • Le rapprochement des dossiers des employés avec les données correspondantes dans le SIRH ne concordait pas dans trois cas, présentant chacun un écart de moins de cinq heures au détriment des employés;
  • Dans un cas, le rapprochement a révélé un écart de 5,95 heures à l'avantage de l'employé;
  • Dans un cas, le congé compensateur n'avait pas été saisi correctement dans le SIRH. En effet, pour sept heures réelles de travail au taux en vigueur de 1,75 (=12,25), 14 heures avaient été saisies dans le SIRH. Par conséquent, 1,75 heure avait été rétribuée en trop à l'employé à la fin de l'exercice;
  • Dans un autre cas, il a été difficile d'établir si les heures travaillées avaient été rémunérées au taux de la semaine de travail comprimée ou au taux normal.

Le processus présente les manquements suivants :

  • le RPSSA ne montre pas les initiales du conseiller en rémunération lorsque les données sont entrées dans le SIRH;
  • sur le RPSSA, on n'appose pas toujours le timbre attestant que les données ont été entrées dans le SIRH;
  • le processus ne comporte pas de révision par les pairs ni par le supérieur pour valider l'exactitude et l'exhaustivité des données entrées dans le SIRH.

Comme nous l'avons souligné plus haut, le personnel des RH en était venu à croire que le système supprimait tous les détails des congés compensateurs de l'exercice précédent le 31 mars de chaque année, alors que dans les faits, cette information était archivée et facilement accessible.

Recommandation :

7. La gestionnaire, Ressources humaines devrait veiller à ce que les manquements soient corrigés.

4.2.6 Formulaire RPSSA rempli inadéquatement

Nos analyses ont également révélé un certain nombre de manquements (24 cas) ayant trait à la manière dont les employés remplissent le formulaire Rapport sur la paie pour services supplémentaires et autorisation (RPSSA), notamment :

  • heures de fin non indiquées lorsqu'on réclame un rappel au travail;
  • type de semaine en cause (comprimée ou normale) non identifié;
  • heures de début et de fin inversées, raison du rappel au travail non documentée;
  • emploi du mauvais code d'heures supplémentaires, employés réclamant un cycle de trois périodes de disponibilité quand seulement deux s'appliquent.

Dans un cas, l'employé n'avait pas signé le RPSSA, et dans quatre cas, l'employé n'avait pas indiqué la date sur le formulaire. Les conseillers en rémunération ont corrigé rapidement ces anomalies et les employés ont été rémunérés adéquatement.

Le BST a adapté le RPSSAdu ministère des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) afin qu'il soit possible de le remplir manuellement ou électroniquement. La plupart des enquêteurs utilisent le formulaire électronique. Les limitations des contrôles de validation du BST sont telles que le gestionnaire chargé de l'approbation constitue le contrôle clé qui régit l'intégrité des données. Le formulaire électronique ne contient aucun contrôle de validation permettant de signaler les transactions d'heures supplémentaires inhabituelles soumises au traitement. En l'absence de tels avertissements, la réclamation d'heures supplémentaires est soumise au traitement et un paiement est généré.

Il faudrait envisager le recours à des contrôles supplémentaires, notamment le calcul basé sur les heures de début et de fin du service supplémentaire ainsi que l'utilisation de facteurs de multiplication appropriés. Ces mesures empêcheraient une sous-évaluation ou une surévaluation des heures supplémentaires ou l'utilisation du mauvais facteur de multiplication et éliminerait la nécessité de corriger des erreurs de rémunération.

Compte tenu du nombre de conventions collectives qui régissent la rémunération des heures supplémentaires des employés du BST, des différences dans les conditions des conventions et de l'existence de semaines de travail comprimées, nous estimons qu'il serait difficile d'intégrer plusieurs contrôles de validation génériques dans le formulaire électronique. Pour le moment, l'équipe de vérification estime qu'un RPSSA qui faciliterait l'enregistrement des congés compensateurs et des services supplémentaires ainsi que les calculs de base indiqués plus haut serait suffisant.

Recommandation :

8. La gestionnaire, Ressources humaines devrait rédiger un mode d'emploi sur la manière de remplir le formulaire RPSSA (utilisation des codes, etc.) et le donner à tout nouvel employé du BST.

4.2.7 Le contrôle par les pairs des opérations de rémunération

Dans certains cas, le contrôle par les pairs des documents de rémunération était déficient.

La politique du CT exige que les ministères élaborent et mettent en œuvre des procédures internes visant à assurer l'application adéquate et uniforme des différents règlements relatifs à la rémunération et veillent à la saisie précise des documents de rémunérations dans le système en ligne du TPSGC. L'une des fonctions de ce genre de système est la présence d'un contrôle qui garantit l'identification et la correction rapide des transactions signalées comme pouvant comporter une erreur. Un conseiller en rémunération initie les transactions de rémunération à l'aide des documents pertinents signés et datés, puis un réviseur ou vérificateur (collègue) vérifie et analyse ces transactions. Cette vérification indépendante de la saisie des données est également appelée contrôle par les pairs. Comme dans le cas d'un contrôle interne, le consentement et la signature électronique du contrôle par les pairs sont nécessaires pour que la transaction soit traitée. Dans les petites organisations, en raison du nombre restreint de ressources, il peut arriver qu'un conseiller en rémunération soit autorisé à assumer les deux fonctions pour la même transaction, c'est-à-dire la saisie et la vérification des transactions. Dans ces circonstances, un agent financier indépendant investi du pouvoir de paiement chargé d'exécuter la tâche en vertu de l'article 33 de la LGFP constitue un contrôle clé pour assurer la séparation adéquate des fonctions.

Nos analyses ont fait ressortir cinq cas où la sortie papier du système de rémunération en ligne conservée dans les dossiers ne présentait aucune mention de révision ou de vérification par les pairs. Normalement, les éléments attestant de la révision ou de la vérification sont les initiales du vérificateur, la date de saisie de la transaction dans le système et son numéro séquentiel. Compte tenu du nombre d'erreurs relevées au cours de nos analyses, l'équipe de vérification est d'avis qu'il aurait fallu que les personnes concernées disposent d'une liste de vérification expliquant la fonction de révision et de vérification du rapport de rémunération des services supplémentaires dans de telles circonstances.

Recommandation :

9. Le directeur général, Services intégrés devrait veiller à ce que la Politique sur l'administration de la paye soit respectée en ce qui a trait au processus de vérification des comptes lequel doit comporter des éléments justificatifs vérifiables aux fins de vérification.

4.3 Utilisation efficace des ressources financières et humaines

4.3.1 Les gestionnaires étudient des solutions de rechange rentables pour réduire les dépenses d'heures supplémentaires

La disponibilité constitue la plus importante dépense en heures supplémentaires.

La réduction des coûts et la réduction possible des dépenses dépendent des données applicables ayant trait à l'identification des facteurs qui déterminent le recours aux heures supplémentaires. Notre analyse des données sur les heures supplémentaires révèle que la disponibilité constitue le poste le plus important des dépenses d'heures supplémentaires dans les directions, soit 39 % pour la Direction des enquêtes (Air), 37,1% pour la Direction des enquêtes (Marine) et 48,5 % pour la Direction des enquêtes (Rail).

La proportion moyenne d'heures supplémentaires affectées à la disponibilité pour les trois directions est de 42,7 % pour l'exercice financier de 2006-2007 comme le démontre le tableau 1.

Tableau 1 : Dépenses d'heures supplémentaires par direction pour l'exercice 2006-2007
  Disponibilité Rappel
au travail
Service
supplémentaire
Temps de
déplacement
Heures
supplémentaires
accumulées
Total
Source : Données extraites du système financier du BST le 14 février 2008
AIR 106 927 $ 7 621 $ 109 514 $ 32 452 $ 17 352 $ 273 866 $
% des
dépenses
totales
39,0 % 2,8 % 40,0 % 11,9 % 6,3 % 100 %
Enquêtes
dont le
coût
dépasse
50 000 %
    19 394 7 563   26 957
Total 106 927 $ 7 621 $ 128 908 $ 40 015 $ 17 352 $ 300 823 $
MARINE 125 720 $ 9 765 $ 113 862 $ 46 685 $ 42 355 $ 338 387 $
% des
dépenses
totales
37,1 % 2,9 % 33,6 % 13,8 % 12,5 % 100 %
RAIL 189 739 $ 23 513 $ 143 793 $ 20 096 $ 14 342 $ 391 483 $
% des
dépenses
totales
48,5 % 6,0 % 36,7 % 5,1 % 3,7 % 100 %
Total pour
les trois
directions
428 754 $ 40 851 $ 369 370 $ 106 217 $ 58 824 $ 1 004 016 $
  42,7 % 4,1 % 36,8 % 10,6 % 5,9 % 100 %

À quelques exceptions près, cette moyenne est uniforme pour les trois directions dans toutes les régions du Canada, comme l'indique le tableau 2. La Direction des enquêtes (Rail), région de l'Est, présente le rapport le plus élevé (68,9 %) étant donné que le nombre d'enquêteurs en disponibilité passe d'un à deux toutes les deux semaines.

Tableau 2 : Nombre d'enquêteurs et dépenses d'heures supplémentaires par direction et par région
Centre de responsabilité Nombre
d'enquêteurs/
mode
2006-2007
2 sem.
/mois
2 sem.
/mois
Disponibilité Dépenses
d'heures
supplémentaires
DIRECTION DES ENQUÊTES (AIR)
Air - Bureau du directeur       365 $  
Air - Opérations à l'Administration centrale       31 658 $  
Air - Normes et performance       5 316 $  
Air - Atlantique (Dartmouth) 1   13 310 $ 22 720 $ 58,6 %
Air - Québec (Dorval) 1   19 969 $ 46 370 $ 43,1 %
Air - Ontario (Richmond Hill) 1   22 157 $ 36 984 $ 59,9 %
Air - Centre (Winnipeg) 1   14 172 $ 53 160 $ 26,7 %
Air - Ouest (Edmonton) 1   24 383 $ 42 612 $ 57,2 %
Air - Pacifique (Richmond) 1   12 936 $ 34 681 $ 37,3 %
Total partiel - Air 6 6 106 927 $ 273 866 $ 39,0 %
DIRECTION DES ENQUÊTES (MARINE)
Marine - Administration centrale 1   $47 486 $ $103 271 $ 45,98 %
Marine - Normes et performance 1   $5 869 $ $41 579 $ 14,12 %
Marine - Atlantique (Dartmouth) 1   $18 949 $ $52 534 $ 36,07 %
Marine - Québec (Sainte-Foy) 1   $21 390 $ $62 950 $ 33,98 %
Marine - Pacifique (Richmond) 1   $32 026 $ $72 890 $ 43,94 %
Total partiel - Marine 5 5 125 720 $ 333 224 $ 37,15 %
DIRECTION DES ENQUÊTES (RAIL)
Rail - Administration centrale 1 1 $18 518 $ $54 951 $ 33,7 %
Rail - Normes et performance     $20 271 $ $60 144 $ 33,7 %
Rail - Opérations régionales     $1 137 $ $3 360 $ 33,8 %
Rail - Est (Dartmouth, Québec, Dorval) 1 2 $61 068 $ $88 702 $ 68,9 %
Rail - Centre (Richmond Hill, Petrolia, Winnipeg) 3 3 $38 710 $ $83 527 $ 46,3 %
Rail - Ouest (Richmond, Edmonton, Calgary) 2 2 50 035 $ $100 799 $ 49,6 %
Total partiel - Rail 7 8 189 739 $ 391 483 $ 48,5 %
TOTAL des dépenses de disponibilité 8 19 $422 386 $ $998 576 $ 42,3 %

Le BST soutient qu'il a besoin d'un système efficace et rentable de disponibilité et de rappel au travail pour les raisons suivantes :

  • faciliter une intervention rapide dans les différentes zones géographiques du Canada;
  • assurer la crédibilité et la pertinence de la première intervention du BST;
  • garantir la disponibilité des ressources en cas de besoin;
  • faciliter le retour à la normale afin d'assurer une intervention rapide lors d'un accident et pour permettre la prise de décisions rapide en situation d'urgence;
  • respecter les obligations légales du BST en ce qui a trait à la sécurisation des sites;
  • protéger les indices périssables et prendre la déposition des témoins le plus tôt possible après l'accident;
  • répondre aux attentes des parties prenantes.

On estime à 450 000 $ par année la somme nécessaire pour assurer la disponibilité des ressources et une intervention rapide en cas d'accident. Cela implique également d'avoir en permanence de 18 à 19 enquêteurs en disponibilité après les heures de travail (de 16 h à 8 h, et 24 heures sur 24 le week-end). On note des différences dans l'application du système de disponibilité au sein du BST :

Direction des enquêtes (Air) :

  • Le système de disponibilité de la Direction des enquêtes (Air) compte six enquêteurs régionaux, soit un par région. C'est l'enquêteur régional en disponibilité qui prend les appels d'urgence. Il contacte le gestionnaire régional si un déploiement s'avère nécessaire.

Direction des enquêtes (Marine) :

  • Le système de disponibilité de la Direction des enquêtes (Marine) compte cinq enquêteurs régionaux. Les appels sont acheminés à l'Administration centrale par l'intermédiaire du numéro de signalement maritime national. L'enquêteur en disponibilité à l'Administration centrale est chargé d'appeler le personnel régional pertinent en disponibilité. On compte alors sur les enquêteurs en disponibilité pour qu'ils avisent leurs gestionnaires si un déploiement sur les lieux de l'accident est nécessaire. De plus, un enquêteur reçoit une heure de rémunération pour vérifier les téléphones Blackberry le samedi et le dimanche matin.

Direction des enquêtes (Rail)

  • Le système de disponibilité de la Direction des enquêtes (Rail) comptait de sept à huit enquêteurs au cours de l'exercice de 2006-2007 (deux dans les régions de l'Ouest, trois dans les régions du Centre, un ou deux une semaine sur deux dans la région de l'Est, et un à l'Administration centrale). Les appels sont acheminés à l'Administration centrale par l'intermédiaire d'une ligne d'urgence. Le coordonnateur technique de l'Administration centrale est chargé d'appeler le gestionnaire régional pertinent s'il pense qu'un suivi est nécessaire. Dans ce cas, le coordonnateur technique de l'Administration centrale téléphone à l'enquêteur régional en disponibilité à la demande du gestionnaire régional.

Ces dispositions ont été prises sur la recommandation du Comité sur la disponibilité et le rappel au travail constitué en mai 2003 sous la direction du Directeur général de la coordination des enquêtes (DGCE) dans le cadre d'une réponse à un grief en instance.

Recommandation :

10. La Direction générale de la coordination des enquêtes, conjointement avec les directeurs des enquêtes et l'agent financier supérieur, devrait étudier des solutions de rechange rentables au système de disponibilité actuel afin de réduire les dépenses d'heures supplémentaires.

Autres facteurs justifiant le recours aux heures supplémentaires

Les enquêtes sont un autre facteur justifiant les heures supplémentaires. De plus, les gestionnaires ont relevé quelques autres facteurs, dont :

  • les postes vacants. Le 1er avril 2007, on dénombrait 11 postes vacants : quatre dans la direction Air (7 % de tous les postes), trois dans la direction Marine (9 %) et trois dans la direction Rail (11 %). Les postes vacants ont créé un surcroît de travail pour les enquêteurs restant;
  • les nombreuses demandes émanant des Membres du Bureau du BST;
  • les attentes de la direction voulant que les enquêtes soient conclues rapidement;
  • les courts délais accordés pour la publication des rapports;
  • la distribution du travail parmi les employés en fonction de leur spécialité.

La direction a indiqué qu'elle bénéficie de très peu de latitude pour mettre en œuvre de nouvelles approches pour réduire les heures supplémentaires. Le mandat du BST impose à la direction de fonctionner de façon indépendante, d'adopter une approche professionnelle et d'intervenir rapidement en cas d'accident. Cependant, les gestionnaires du BST ont déjà eu recours aux services d'employés retraités pour aider à la rédaction des rapports d'enquête et pour réduire les réclamations d'heures supplémentaires.


ANNEXE I : RÉSULTATS D'ANALYSE DES ANOMALIES

RAPPORT SUR LES RÉSULTATS D'ANALYSES

TABLEAU 1 : MANQUEMENTS
Critère Manquement 2006-2007 2005-2006 Total
des
manquements
Nombre
de
dossiers
%
5.1.1 Erreurs mineures dans le calcul des heures supplémentaires ou dans l'application des taux en vigueur 3 1 4 4 4 %
5.1.2 Dispositions des conventions collectives non appliquées adéquatement 1 3 4 4 4 %
5.2.4 Aucun élément justificatif attestant de la conformité à l'article 34 de la LGFP 2 3 5 5 5 %
5.2.6 Signature de l'employé et date manquantes sur le RPSSA 0 1 1 1 1 %
5.2.7 Aucun élément justificatif attestant qu'une vérification par les pairs a été faite 2 3 5 5 5 %
  Total des manquements 8 11 19 104 18 %

Manquement : Erreurs dans le calcul des heures supplémentaires (et) ou non-conformité aux politiques du CT ou des dispositions des conventions collectives.

TABLEAU 2 : ANOMALIES
Critère Anomalie 2006-2007 2005-2006 Total
des
anomalies
Nombre
de
dossiers
%
5.2.1 Signatures
des
superviseurs
manquantes
31 40 71 68 68 %
5.2.2 Heures de travail dépassant le maximum de 48 heures par semaine 16 15 31 31 30 %
5.2.2 Manque de justifications pour les heures de travail dépassant le maximum de 48 heures par semaine 3 2 5 5 5 %
5.2.6 Facteurs justifiant les heures supplémentaires et le rappel au travail non documentés 7 4 11 11 11 %
5.2.6 RPSSA rempli de façon inadéquate 14 10 24 24 23 %
5.2.6 RPSSA non daté par l'employé 1 3 4 4 4 %
  Total des anomalies 72 74 146 104  

ANNEXE II : SOMMAIRE DE L'ÉTUDE DE CAS

L'équipe de vérification a réalisé trois études de cas dans les centres de responsabilité qui font grand usage des heures supplémentaires : Air, Marine et Rail. Ces études ont nécessité une analyse poussée des données ainsi que des entrevues avec les gestionnaires responsables de l'approbation des heures supplémentaires qui sont chargés de veiller à ce que les ressources financières et humaines soient employées efficacement.

Ces études de cas avaient pour objectif de cerner les problèmes, les préoccupations et les occasions d'améliorer les mesures de conformité ainsi que les pratiques et les contrôles de gestion.

Ces études ont été réalisées en même temps qu'une vérification des heures supplémentaires qui avait pour objectif d'évaluer les éléments suivants :

  • le degré de conformité aux conventions collectives applicables, aux conditions d'emploi ainsi qu'aux politiques pertinentes du BST;
  • l'efficacité des pratiques et des contrôles de gestion;
  • l'efficacité et la rentabilité de l'utilisation des ressources financières et humaines.

Parmi les approches suggérées, des entrevues ont été menées avec :

  • les gestionnaires et les employés;
  • les responsables des RH et les spécialistes de la rémunération chargés d'administrer, de contrôler et d'interpréter l'application des dispositions des conventions collectives applicables et des conditions d'emploi;
  • les gestionnaires chargés d'approuver les heures supplémentaires et de veiller à l'utilisation efficace des ressources financières et humaines.

En outre, les documents suivants du BST ont été étudiés :

  • le rapport sur les heures supplémentaires du BST 2006-2007 (2007.10.23);
  • le rapport final du Comité sur la disponibilité et le rappel au travail;
  • la Politique sur l'application des dispositions concernant la disponibilité et le rappel au travail au BST;
  • le processus de gestion des heures supplémentaires au BST - Étapes principales, points de contrôle;
  • les organigrammes du BST du 31 octobre 2005 et du 13 octobre 2006;
  • le projet de Politique sur les limitations relatives aux heures de travail et aux heures supplémentaires;
  • le rapport annuel au Parlement du Bureau de la sécurité des transports du Canada 2006-2007;
  • les données du système financier du BST relevées le 14 février 2008.

Les trois directions sont régies par la Loi sur le Bureau canadien d'enquête sur les accidents de transport et de la sécurité des transports. Les enquêtes sont menées conformément à des procédures standard propres à chaque direction ainsi qu'avec des listes de vérification pour les enquêtes sur les accidents majeurs.

La cadre de référence qui régit la gestion des heures supplémentaires est détaillé. Il comprend entre autres, les politiques du CT sur les conditions d'emploi et sur la durée maximale du travail, les circulaires sur l'administration de la paye, la politique sur l'administration de la paye ainsi que les conventions collectives applicables.

Les études de cas ont porté sur les heures supplémentaires, la disponibilité, le rappel au travail, le temps de déplacement et les heures supplémentaires accumulées. Dans les paragraphes qui suivent, nous présentons le résumé de nos observations tirées des entrevues que nous avons menées auprès du personnel du BST.

De nombreux facteurs justifient le recours aux heures supplémentaires, notamment le nombre et la complexité des enquêtes à mener dans une année, la disponibilité des personnes affectées aux enquêtes et le nombre de tâches connexes aux enquêtes à remplir.

Chaque direction emploie des méthodologies et des approches d'enquêtes qui lui sont propres. De plus, les secteurs d'activité diffèrent considérablement d'une direction à l'autre. Par conséquent, on ne peut pas établir de comparaison ni de corrélation entre les directions en ce qui concerne le temps qu'il faut pour mener une enquête, le nombre d'enquêteurs nécessaires ainsi que les dépenses d'heures supplémentaires engagées. Un tel exercice pourrait mener à des conclusions trompeuses.

Toutefois, nous avons commencé par établir le pourcentage des heures supplémentaires rétribuées par rapport au salaire. Sauf pour la Direction des enquêtes (Air), dont les enquêtes sur les accidents majeurs menées durant l'exercice 2005-2006 ont constitué la principale cause du recours aux heures supplémentaires, les pourcentages d'heures supplémentaires par rapport aux salaires dans chaque direction ont été assez semblables d'une année à l'autre.

Ensuite, nous avons comparé le nombre d'enquêtes réalisées par rapport au nombre de postes. Le ratio relevé dans la Direction des enquêtes (Air) a été de deux, dans la Direction des enquêtes (Marine), de quatre et dans la Direction des enquêtes (Rail/Pipeline), de deux. Ces ratios offrent une perspective différente lorsqu'on les compare au total des heures supplémentaires par rapport au pourcentage des salaires. Dans ce cas, la Direction des enquêtes (Air) présente un ratio de deux avec 6,4 % de dépenses d'heures supplémentaires par rapport aux salaires; la Direction des enquêtes (Marine), un ratio de quatre avec 7,8 % de dépenses d'heures supplémentaires par rapport aux salaires; et la Direction des enquêtes (Rail/Pipeline), un ratio de deux avec 18 % de dépenses d'heures supplémentaires par rapport aux salaires. Ce dernier pourcentage est exceptionnellement élevé et symptomatique. Durant les entrevues, on a indiqué que la disponibilité pourrait servir à compenser les différences salariales entre les groupes. Le budget de la Direction des enquêtes (Rail/Pipeline) est principalement affecté aux dépenses de disponibilité (soit 45 % pour l'exercice 2005-2006 et 55 % pour l'exercice 2006-2007). Le Tableau 1 présente ce pourcentage dans chaque direction pour les exercices de 2005-2006 et de 2006-2007.

Tableau 1 : Productivité de la direction
ÉLÉMENT DIRECTION
DES
ENQUÊTES
(AIR)
DIRECTION
DES
ENQUÊTES
(MARINE)
DIRECTION
DES
ENQUÊTES
(RAIL-PIPELINE)
EXERCICE FINANCIER 2005-2006 2006-2007 2005-2006 2006-2007 2005-2006 2006-2007
Nombre d'accidents 1129 1126 679 716 1252 1152
Nombre d'enquêtes 53 36 12 8 10 13
Nombre de postes   72   32   28
Enquêtes réalisées par rapport au nombre de postes   2   4   2

Heures supplémentaires

Globalement, les trois directions ont versé à leurs employés au titre de rémunération d'heures supplémentaires la somme de 391 734 $ pour l'exercice de 2005-2006 et de 367 169 $ pour l'exercice de 2007-2008. Le tableau 2 présente les dépenses détaillées de chaque direction.

Tableau 2 : Dépenses d'heures supplémentaires
ÉLÉMENT DIRECTION
DES
ENQUÊTES
(AIR)
DIRECTION
DES
ENQUÊTES
(MARINE)
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ENQUÊTES
(RAIL-PIPELINE)
EXERCICE FINANCIER 2005-2006 2006-2007 2005-2006 2006-2007 2005-2006 2006-2007
Dans la Direction des enquêtes (Air), des dépenses additionnelles en heures supplémentaires totalisant 336 024 $ durant l'exercice de 2005-2006 et 26 957 $ durant l'exercice de 2006-2007 ont été engagées pour les enquêtes de 50 000 $ et plus.
Allocations de repas et heures supplémentaires 134 782 $ 109 514 $ 155 573 $ 113 862 $ 101 379 $ 143 793 $
Pourcentage des heures supplémentaires normales par rapport aux dépenses totales en heures supplémentaires 43.9 % 40.0 % 40.6 % 33.7 % 26.2 % 36.7 %

Les heures supplémentaires ne sont pas réparties également entre les employés, comme le montre le tableau 3. Cette situation est attribuable principalement au fait que certaines enquêtes exigent la présente d'employé possédant des compétences et une expérience dans un domaine particulier. Les employés qui possèdent des compétences particulières sont donc plus susceptibles de faire des heures supplémentaires

Tableau 3 : Gains des employés en heures supplémentaires
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EXERCICE FINANCIER 2005-2006 2006-2007 2005-2006 2006-2007 2005-2006 2006-2007
Moyenne des gains en heures supplémentaires 13 888 $ 9 628 $ 15 972 $ 12 534 $ 18 413 $ 17 795 $
Gains maximaux en heures supplémentaires 30 229 $ 20 642 $ 36 446 $ 24 787 $ 32 943 $ 39 367 $

Pour améliorer l'efficacité du travail et mieux gérer les heures supplémentaires, la direction de la Direction des enquêtes (Marine) a lancé un processus par lequel les employés ont la possibilité de discuter de la charge de travail, de la répartition du travail et des moyens de réduire les heures supplémentaires.

La Direction des enquêtes (Air) a monté une équipe à l'Administration centrale qui se charge de toutes les enquêtes sur les accidents majeurs. Les employés possédant les compétences et l'expérience nécessaires sont affectés à cette équipe pour la durée des enquêtes.

On nous a également informés qu'il arrive souvent que des employés régionaux soient affectés à d'autres régions lorsque ces dernières ont besoin d'aide pour mener leurs enquêtes. Les heures supplémentaires se traduisent par de longues journées de travail allant de 10 à 20 heures. Ces situations devraient être corrigées avec la mise en œuvre d'une nouvelle politique.

Disponibilité

Le BST doit pouvoir intervenir 24 heures sur 24, sept jours sur sept en cas d'accident. De plus, le BST doit favoriser une intervention rapide dans les différentes zones géographiques du Canada, assurer la crédibilité et la pertinence de la première intervention du BST et répondre aux attentes des parties prenantes. Pour satisfaire ces exigences, le BST exige de son personnel qu'il assure des fonctions de disponibilité.

Un employé est en disponibilité lorsqu'il doit répondre à un numéro d'urgence connu et effectuer du travail autorisé en dehors des heures normales de travail durant la période de disponibilité désignée. Ce poste représente la plus importante dépense en services supplémentaires après les dépenses d'heures supplémentaires, sauf pour la Direction des enquêtes (Rail/Pipeline) où la disponibilité constitue le poste de dépenses le plus important avec 55,5 % de dépenses en disponibilité durant l'exercice de 2005-2006 et 48,5 % durant l'exercice de 2006-2007, comme le montre le tableau 4. Pour les trois directions réunies, la rémunération versée aux employés au titre de la disponibilité s'élevait à 472 777 $ pour l'exercice de 20005-2006 et à 422 386 $ pour l'exercice de 2007-2008.

Tableau 4 : Dépenses en disponibilité
ÉLÉMENT DIRECTION
DES
ENQUÊTES
(AIR)
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(MARINE)
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(RAIL-PIPELINE)
EXERCICE FINANCIER 2005-2006 2006-2007 2005-2006 2006-2007 2005-2006 2006-2007
(1) Direction des enquêtes (Marine) : depuis le 1er avril, un employé de l'Administration centrale prend les appels en provenance de l'Ontario et du Nord alors qu'auparavant, deux employés de la région de l'Ontario étaient affectés à cette tâche.
Lieu 6 régions Administration
centrale et
4 régions
(5 personnes)
 (1)
Administration
centrale et
6 régions
Disponibilité 128 072 $ 106 927 $ 130 167 $ 125 720 $ 214 538 $ 189 739 $
Pourcentage de disponibilité par rapport au total des dépenses d'heures supplémentaires 38,8 % 39,0 % 34,0 % 37,2 % 55,5 % 48,5 %

Direction des enquêtes (Air) : La disponibilité est décentralisée dans six régions : Atlantique, Québec, Ontario, centre, Ouest et Pacifique. Elle est assurée de façon continue en dehors des heures normales de travail. Les employés de l'Administration centrale n'assurent aucune disponibilité. Chaque année, on dresse un calendrier dans lequel la disponibilité est répartie équitablement entre les employés. On y apporte fréquemment des modifications étant donné que les enquêteurs sont parfois affectés à une enquête dans d'autres régions au moment où leur disponibilité avait été programmée.

Direction des enquêtes (Marine) : La disponibilité est assurée à l'Administration centrale et dans les quatre régions : Maritimes et Terre-Neuve, Laurentienne, centre et Arctique, et Ouest. En semaine, la disponibilité est assurée par une personne dans chaque région de 16 h à 8 h. Le week-end, une permanence est assurée 24 heures sur 24. Depuis le 1er avril, un employé de l'Administration centrale prend les appels en provenance de l'Ontario et du Nord alors qu'auparavant, deux employés de la région de l'Ontario étaient affectés à cette tâche.

Les appels sont acheminés à l'Administration centrale par l'intermédiaire d'une ligne d'urgence. Selon les renseignements recueillis, l'appel est transféré au personnel régional pertinent en disponibilité. On compte alors sur les enquêteurs en disponibilité pour qu'ils avisent leurs gestionnaires si un déploiement sur les lieux de l'accident est nécessaire. De plus, un enquêteur reçoit une heure de rémunération pour vérifier les téléphones Blackberry le samedi et le dimanche matin.

Direction des enquêtes (Rail) : La disponibilité est assurée à l'Administration centrale et dans six régions :Vancouver, Alberta-Saskatchewan, Manitoba-Saskatchewan, Ontario, et Atlantique-Québec. Les régions de l'Atlantique et du Québec sont un cas particulier. D'abord, la disponibilité est assurée pendant deux semaines par un enquêteur posté à Québec. Son territoire s'étend de Cornwall à Halifax. Pendant les deux semaines suivantes, la disponibilité est assurée par deux enquêteurs : le premier est situé à Montréal et le second, à Halifax. L'enquêteur de Montréal prend les appels en provenance du secteur ouest du territoire (de Cornwall à Edmunston), tandis que l'enquêteur de Halifax prend les appels en provenance du secteur est du territoire (d'Edmunston à Halifax).

En semaine, la disponibilité est assurée par une personne dans chaque établissement de 16 h à 8 h. Le week-end, une permanence est assurée 24 heures sur 24. Le personnel est en disponibilité pendant une période de deux semaines. Le secteur des Pipelines ne nécessite pas de disponibilité. Les employés obtiennent trois heures supplémentaires dès qu'ils reçoivent un appel.

Les appels sont d'abord acheminés à l'Administration centrale par une ligne d'urgence. Le coordonnateur technique de l'Administration centrale évalue alors l'ampleur de l'accident et téléphone ensuite au gestionnaire régional pertinent (tous les gestionnaires de la direction Rail portent un téléphone cellulaire ou un téléavertisseur). Si un suivi est nécessaire, le coordonnateur technique de l'Administration centrale appelle l'enquêteur régional en disponibilité à la demande du gestionnaire régional.

Le calendrier de disponibilité est dressé au moins un trimestre à l'avance et la disponibilité est répartie équitablement entre les employés. Le gestionnaire est informé de toute modification apportée au calendrier.

Temps de déplacement

Pour les trois directions réunies, les remboursements au personnel du temps de déplacement représentent 104 978 $ pour l'exercice de 2005-2006 et 99 233 $ pour l'exercice de 2006-2007. (Tableau 5).

Tableau 5 : Temps de déplacement
ÉLÉMENT DIRECTION
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(AIR)
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EXERCICE FINANCIER 2005-2006 2006-2007 2005-2006 2006-2007 2005-2006 2006-2007
Temps de déplacement 31 176 $ 32 452 $ 57 882 $ 46 685 $ 15 920 $ 20 096 $
Pourcentage du temps de déplacement par rapport au total des dépenses d'heures supplémentaires 9,4 % 11,9 % 15,1 % 13,8 % 4,1 % 5,1 %

Direction des enquêtes (Air) : À l'occasion, un déplacement dans un autre pays est nécessaire lorsqu'un transporteur canadien est en cause dans un accident survenu outre-mer.

Direction des enquêtes (Marine) : Certains enquêteurs ou gestionnaires se rendent dans d'autres pays (Grande-Bretagne, États-Unis, etc.) pour discuter des bonnes pratiques.

Direction des enquêtes (Rail) : Le temps de déplacement est remboursé pour les fins d'enquête.

Heures supplémentaires accumulées

Pour les trois directions réunies, la rétribution au personnel à la fin de l'année des heures supplémentaires accumulées a représenté 80 838 $ pour l'exercice de 2005-2006 et 74 049 $ pour l'exercice de 2007-2008 (Tableau 6).

Tableau 6 : Heures supplémentaires accumulées
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EXERCICE FINANCIER 2005-2006 2006-2007 2005-2006 2006-2007 2005-2006 2006-2007
Heures supplémentaires accumulées 16 598 $ 17 352 $ 32 107 $ 42 355 $ 31 773 $ 14 342 $
Pourcentage des heures accumulées par rapport au total des dépenses d'heures supplémentaires 5,0 % 6,3 % 8,4 % 12,5 % 8,2 % 3,7 %

Direction des enquêtes (Marine) : Le suivi des heures supplémentaires accumulées est assuré par l'intranet. En septembre, les agents administratifs régionaux font parvenir aux gestionnaires une feuille de calcul dans laquelle figurent les congés cumulés de tous les employés.

Budget

Direction des enquêtes (Air) et Direction des enquêtes (Marine) : Le budget est établi d'abord par les gestionnaires du bureau régional et par le directeur des enquêtes, puis approuvé par le Comité exécutif. Depuis les cinq dernières années, c'est le même budget d'heures supplémentaires qui est présenté et approuvé.

Direction des enquêtes (Rail) : Au cours des cinq dernières années, le Comité exécutif a considéré l'augmentation du budget d'heures supplémentaires par rapport à l'augmentation des dépenses de disponibilité, mais l'augmentation n'a pas été approuvée.

Dans notre rapport de vérification, nous avons formulé une recommandation selon laquelle le Directeur général de la coordination des enquêtes, conjointement avec les directeurs des enquêtes et l'agent financier supérieur,devrait étudier des solutions de rechange rentables au système de disponibilité actuel afin de réduire les dépenses d'heures supplémentaires.