Divulgation de la vérification proactive

Réponse et plan d'action de la direction du BST

Vérification interne des heures supplémentaires

Décembre 2008

La direction du Bureau de la sécurité des transports du Canada (BST) accepte les constatations de cette vérification et accepte, de façon générale, les recommandations formulées par les vérificateurs. Les réponses détaillées de la direction et le plan d'action sont décrits dans les tableaux qui suivent.

Recommandation 1

La gestionnaire, Ressources humaines, devrait effectuer un ajustement de la rémunération lorsque la situation le justifie.

Réponse de la direction

Nous sommes d'accord que des corrections devraient être effectuées là où des erreurs ont été identifiées.

Mesures prévues

La liste des erreurs sera examinée et des mesures appropriées seront prises lorsque nécessaire.

BRP

Gestionnaire des Ressources humaines

Échéancier

29 février 2009

Recommandation 2

Les gestionnaires devraient approuver toutes les demandes d'heures supplémentaires et tenir des registres témoignant des cas où il n'a pas été possible de donner une autorisation (par exemple, intervention d'urgence lors d'un accident ou d'un incident).

Réponse de la direction

Les gestionnaires autorisent présentement toutes les demandes de temps supplémentaire. Toutefois, nous reconnaissons que la documentation pourrait possiblement être améliorée.

Mesures prévues

Les procédures et formulaires seront revus et mis à jour. Un bulletin sera préparé et distribué afin de clarifier les procédures d'autorisation. Le bulletin sera affiché dans le centre de références afin de faciliter l'accès.

BRP

Gestionnaire des Ressources humaines

Échéancier

30 juin 2009

Recommandation 3

Les directeurs et les gestionnaires devraient revoir périodiquement les pratiques d'approbation des heures supplémentaires pour s'assurer qu'elles sont conformes aux procédures régissant cette activité.

Réponse de la direction

Nous sommes d'accord que les pratiques d'autorisation ne sont pas toujours claires et que les procédures pourraient être mieux définies.

Mesures prévues

Les procédures et formulaires seront revus et mis à jour. Un bulletin sera préparé et distribué afin de clarifier les procédures d'autorisation. Le bulletin sera affiché dans le centre de références afin de faciliter l'accès. Un rappel annuel sera effectué par la suite.

BRP

Gestionnaire des Ressources humaines

Échéancier

30 juin 2009

Recommandation 4

Le Directeur général de la coordination des enquêtes devrait s'assurer que toutes les dérogations à la politique sur la durée maximale du travail du CT soient documentées adéquatement et accompagnées des preuves qu'elles ont été approuvées par la gestion.

Réponse de la direction

Nous sommes d'accord que les pratiques actuelles doivent être revues et clarifiées sur cet aspect.

Mesures prévues

L'ébauche de politique sera revue et modifiée afin de concorder avec les exigences du CT.

BRP

Directeur intérimaire, Enquêtes Marine

Échéancier

30 avril 2009

Recommandation 5

La gestionnaire, Ressources humaines devrait veiller à ce que le personnel reçoive la formation adéquate sur l'utilisation du SIRH, en particulier les fonctions ayant trait aux données des exercices antérieurs sur les congés compensateurs.

Réponse de la direction

Nous sommes d'accord avec la prestation de formation additionnelle aux employés.

Mesures prévues

Nous fournirons de la formation et du soutien aux utilisateurs du SIRH et un réseau des utilisateurs sera établi afin de partager les outils et les bonnes pratiques.

BRP

Gestionnaire des Ressources humaines

Échéancier

31 mars 2009

Recommandation 6

Lorsqu'ils doivent certifier les documents de rémunération en vertu de l'article 34 de la LGFP, les gestionnaires du BST devraient s'assurer qu'ils ont pris en considération les dispositions des politiques du CT suivantes :

  • les conditions des conventions collectives respectives;
  • la politique du CT sur les conditions d'emploi;
  • la politique sur l'administration de la paye.

Réponse de la direction

Les gestionnaires prennent déjà en considération les politiques du CT lorsqu'ils revoient et autorisent le temps supplémentaire. Toutefois, on ne peut pas s'attendre à ce que les gestionnaires deviennent des experts en ce domaine. Nous avons donc d'autres étapes dans nos processus d'affaires où la conformité aux politiques est vérifiée.

Mesures prévues

Un bulletin sera distribué afin de rappeler aux gestionnaires leurs responsabilités.

BRP

Gestionnaire des Ressources humaines

Échéancier

30 juin 2009

Recommandation 7

La gestionnaire, Ressources humaines devrait veiller à ce que les manquements soient corrigés.

Réponse de la direction

Nous sommes d'accord que les manquements devraient être corrigés.

Mesures prévues

La Gestionnaire des Ressources humaines fera un rappel aux employées de la rémunération quant aux exigences de contrôle interne.

BRP

Gestionnaire des Ressources humaines

Échéancier

31 décembre 2008

Recommandation 8

La gestionnaire, Ressources humaines devrait rédiger un mode d'emploi sur la manière de remplir le formulaire RPSSA (utilisation des codes, etc.) et le donner à tout nouvel employé du BST.

Réponse de la direction

De telles instructions ont été développées et communiquées aux gestionnaires et aux employés dans le passé. Nous sommes d'accord que les instructions devraient être mieux communiquées aux nouveaux employés.

Mesures prévues

Les instructions seront revues et mises à jour. Elles seront distribuées sous forme de bulletin à tous les employés et affichées dans le centre de référence afin de faciliter l'accès. Elles seront également ajoutées dans le programme d'orientation des nouveaux employés.

BRP

Gestionnaire des Ressources humaines

Échéancier

30 juin 2009

Recommandation 9

Le directeur général, Services intégrés devrait veiller à ce que la Politique sur l'administration de la paye soit respectée en ce qui a trait au processus de vérification des comptes lequel doit comporter des éléments justificatifs vérifiables aux fins de vérification.

Réponse de la direction

Nous acceptons de revoir notre processus de vérification des comptes afin d'assurer pleine conformité aux politiques du CT.

Mesures prévues

Les contrôles internes seront revus et des modifications appropriées seront effectuées lorsque nécessaire.

BRP

Gestionnaire des Ressources humaines

Échéancier

31 mars 2009

Recommandation 10

La Direction générale de la coordination des enquêtes, conjointement avec les directeurs des enquêtes et l'agent financier supérieur, devrait étudier des solutions de rechange rentables au système de disponibilité actuel afin de réduire les dépenses d'heures supplémentaires.

Réponse de la direction

Nous sommes d'accord qu'il serait approprié d'explorer les solutions de rechange au système de disponibilité actuel.

Mesures prévues

Un examen détaillé du système de disponibilité a été identifié comme projet dans le Plan d'activités de 2009-2010. L'examen sera effectué au cours du prochain exercice financier.

BRP

Directeur, Enquêtes Rail/Pipelines

Échéancier

31 mars 2010