Divulgation de la vérification proactive

Réponse et plan d'action de la direction du BST
Vérification interne de la formation et de l'équipement de protection individuel relativement à la santé et sécurité au travail

La direction du BST accepte les conclusions de cette vérification et est généralement d'accord avec les recommandations faites par les vérificateurs. Les réponses détaillées et les mesures prévues par la direction sont présentées ci-après.

Recommandation 1

Le Comité national d'orientation en matière de santé et sécurité devrait examiner la politique et les normes en matière d'équipement de protection individuel et les lignes directrices s'y rattachant, fournir des éclaircissements à l'égard de l'entretien, de la tenue des dossiers et des obligations des personnes autorisées à accéder aux sites.

Réponse de la direction

La direction est d'accord que la politique et les normes en matière d'équipement de protection individuel doivent être clarifiées.

Mesures prévues

Examiner la politique et les normes en matière d'équipement de protection individuel (EPI).

Mettre à jour l'information et fournir des éclaircissements sur l'entretien de l'équipement, la tenue des dossiers et les obligations liées à l'EPI pour les personnes ayant accès aux sites d'accident, au besoin.

Bureau de première responsabilité (BPR)

Sous-comité EPI

Échéance

Fin de l'exercice 2010-2011

Recommandation 2

Le gestionnaire des ressources humaines, en collaboration avec les gestionnaires des centres de responsabilité, devraient élaborer un programme d'orientation à l'intention des nouveaux employés comportant un examen des politiques du BST, de la responsabilité globale de la mise en application des politiques et de l'information portant sur le centre de référence du BST, et sur la manière d'accéder aux politiques par l'intranet. En guise de pratique exemplaire, le BST devrait faire parvenir ses politiques en matière de santé et sécurité au travail à tous les employés, dans le cadre de la Semaine nationale de la santé et de la sécurité au travail.

Réponse de la direction

La direction est d'accord que tout nouvel employé doit être informé des politiques en matière de santé et sécurité du BST et qu'un rappel doit être régulièrement communiqué à tous les employés au sujet de ces politiques.

Mesures prévues

La séance d'orientation à l'intention des nouveaux employés sera modifiée afin de rappeler aux employés que la direction a la responsabilité d'informer les employés au sujet des politiques et exigences en matière de santé et sécurité.

La séance d'orientation à l'intention des nouveaux employés, comprenant les directives d'accès au centre de référence du BST où les politiques sont classées, sera offerte sur une base continue.

La liste de vérification de l'information fournie aux nouveaux employés sera modifiée afin de renseigner les employés sur les politiques en matière de santé et sécurité.

Des rappels annuels relatifs aux politiques en matière de santé et sécurité au travail seront envoyés aux employés dans le cadre de la Semaine de la santé et de la sécurité.

BPR

Gestionnaire des ressources humaines et comité des politiques nationales en matière de santé et sécurité.

Échéance

Fin de l'exercice 2010-2011

Recommandation 3

Un outil ou un système bien conçu devrait être mis en application afin d'assurer le suivi :

  • des types de formation en santé et sécurité nécessaires;
  • des dates de fin et des dates de renouvellement de la formation obligatoire;
  • de la formation reçue par chaque employé.

Le système devrait offrir la capacité d'envoyer des avis ou des rappels en ce qui concerne les dates de cours obligatoires. De plus, les gestionnaires devraient être tenus de veiller à ce que les avis soient pris en temps opportun et que la formation soit donnée en temps opportun.

Réponse de la direction

La direction est d'accord qu'il serait nécessaire d'avoir un meilleur outil de contrôle et de suivi pour la formation en matière de santé et sécurité.

Mesures prévues

Lorsque la division de la formation et des normes sera créée, celle-ci collaborera avec la division des ressources humaines afin de déterminer et de mettre en place des systèmes convenables permettant d'effectuer le suivi et de dresser un rapport sur toute la formation, y compris la formation en matière de santé et sécurité.

La division de la formation et des normes, conjointement avec le Comité national d'orientation en matière de santé et sécurité, s'assurera d'établir des normes claires quant à la formation en matière de santé et sécurité.

Entre-temps, un communiqué sera envoyé aux gestionnaires et aux employés pour leur rappeler leur obligation de garder leurs connaissances à jour et de se tenir au fait de la formation sur la santé et la sécurité.

BPR

Gestionnaire de la formation et des normes

Échéance

Automne 2011


Recommandation 4

Les gestionnaires des centres de responsabilité devraient être tenus d'entrer l'information dans le système et de veiller à ce que les dossiers qui y sont conservés soient exacts. De plus, ils devraient établir un point de contrôle pour confirmer que les employés terminent les cours approuvés, que l'information est bien entrée dans le Système d'information sur les ressources humaines (SIRH) et que les attestations ou les preuves de participation sont comprises dans chacun des dossiers de formation.

Réponse de la direction

La direction est d'accord que l'information exacte doit être entrée dans le système et qu'il faut veiller à ce que les dossiers qui y sont conservés soient exacts.

L'option sélectionnée pour tenir à jour les dossiers de formation sur la santé et la sécurité (voir la recommandation 3) déterminera la façon dont l'information est entrée et quels documents sont tenus à jour.

Mesures prévues

Les exigences précisées dans cette recommandation seront prises en compte au moment d'examiner les options relatives aux systèmes de contrôle de la formation en matière de santé et sécurité.

Lorsque cela sera nécessaire et possible, la fonctionnalité adéquate sera mise en place dans le système sélectionné (voir la recommandation 3).

Jusqu'à ce qu'un nouveau système soit mis en place, la division des ressources humaines collaborera avec les gestionnaires des centres de responsabilité afin de s'assurer que les formulaires de formation en matière de santé et sécurité sont remplis et approuvés et que l'information a été consignée dans le Système d'information sur les ressources humaines par l'agent d'administration de la direction. Une copie du formulaire de formation en matière de santé et sécurité sera transmise à la division des ressources humaines pour qu'elle vérifie les données consignées et classent la copie dans ses dossiers.

BPR

Gestionnaire des ressources humaines

Échéance

Fin de l'exercice 2010-2011

Recommandation 5

Les directeurs des enquêtes devraient exiger la tenue d'une évaluation documentée de la sécurité des lieux. L'évaluation de la sécurité des lieux devrait soulever les dangers, ce qui permettrait aux enquêteurs d'évaluer la formation minimale en matière de santé et sécurité au travail nécessaire pour chaque personne qui occupe les lieux.

Réponse de la direction

La direction est d'accord qu'une évaluation de la sécurité des lieux devrait être documentée pour tous les sites d'accident.

Mesures prévues

Un formulaire d'évaluation de la sécurité des lieux sera élaboré et mis en place pour tous les modes de transport.

BPR

Directeur des enquêtes (Air)

Échéance

Automne 2010

Recommandation 6

Le gestionnaire des finances et de l'administration devrait examiner les pratiques en matière de tenue des stocks d'équipement de protection individuel (EPI) afin de garantir que les demandes d'EPI puissent être satisfaites sans délai. En outre, l'équipement périmé ou qui ne respecte plus les spécifications précisées dans les normes du BST en matière d'EPI devrait être retiré des stocks.

Réponse de la direction

La direction est d'accord que tout équipement périmé doit être retiré des stocks et que les pratiques en matière de gestion des stocks doivent être améliorées.

Mesures prévues

Réviser, mettre à jour les pratiques et y appliquer des modifications (s'il y a lieu) afin de tenir les stocks d'EPI à jour.

Retirer et mettre hors service de façon appropriée tout EPI périmé ou ne respectant plus les exigences du BST.

BPR

Gestionnaire des finances et de l'administration

Échéance

Automne 2010

Recommandation 7

Les gestionnaires des centres de responsabilité devraient appliquer les lignes directrices de la politique en s'assurant que les agents administratifs tiennent à jour des renseignements complets et précis sur l'équipement de protection individuel remis aux employés.

Réponse de la direction

La direction est d'accord que la tenue des dossiers sur l'équipement de protection individuel doit être améliorée.

Mesures prévues

Déterminer comment cette information est actuellement consignée et tenue à jour.

Élaborer et mettre à jour les directives de saisie et de tenue à jour de cette information de façon constante, et ce, dans tous les bureaux du BST.

Communiquer les nouvelles lignes directrices de la politique aux gestionnaires des centres de responsabilité et aux agents administratifs.

BPR

Sous-comité EPI

Échéance

Fin de l'exercice 2010-2011


Recommandation 8

Les directeurs des enquêtes devraient exiger la tenue d'une évaluation documentée de la sécurité des lieux. L'évaluation de la sécurité des lieux devrait soulever les dangers, ce qui permettrait aux enquêteurs d'évaluer les besoins minimaux en matière d'équipement de protection individuel pour les personnes qui occupent les lieux.

Réponse de la direction

La direction est d'accord qu'une évaluation de la sécurité des lieux devrait être documentée pour tous les sites d'accident.

Mesures prévues

Un formulaire d'évaluation de la sécurité des lieux sera élaboré et mis en place pour tous les modes de transport (voir la recommandation 5).

BPR

Directeur des enquêtes (Air)

Échéance

Automne 2010

Recommandation 9

Les directeurs des enquêtes devraient exiger que l'équipement de protection individuel (EPI) approprié soit utilisé, selon la politique.

Réponse de la direction

La direction est d'accord que l'utilisation de l'EPI approprié (conformément à la politique) doit être imposée.

Mesures prévues

Rédiger et distribuer un communiqué à tous les employés ayant reçu de l'EPI soulignant la nécessité d'utiliser de l'EPI approprié.

Élaborer des lignes directrices sur la façon de s'assurer que de l'EPI approprié est utilisé.

Élaborer des lignes directrices sur la façon de gérer toute situation où un employé n'utilise pas de l'EPI approprié.

BPR

Sous-comité EPI

Échéance

Fin de l'exercice 2010-2011

Recommandation 10

Le Comité national d'orientation en matière de santé et sécurité devrait modifier les normes existantes de santé et sécurité au travail relatives à l'équipement de protection individuel (EPI) afin d'y inclure les exigences minimales en matière d'EPI pour les lieux d'accident.

Réponse de la direction

La direction est d'accord, en principe, que les normes actuelles de santé et sécurité au travail relatives à l'EPI devraient comporter les exigences minimales en matière d'EPI pour tout lieu d'accident.

Toutefois, des exigences individuelles minimales en matière d'EPI pourraient être élaborées pour chaque mode de transport si une liste globale de l'ensemble des exigences minimales ne peut être précisée.

Mesures prévues

Voir les mesures prévues se rattachant à la recommandation 1.

BPR

Sous-comité EPI

Échéance

Fin de l'exercice 2010-2011

Recommandation 11

Les gestionnaires devraient instaurer un processus annuel suivant lequel on demanderait aux employés d'examiner l'équipement de protection individuel (EPI) qui leur a été remis et de fournir une déclaration indiquant que l'équipement est en bon état, le cas échéant.

Réponse de la direction

La direction est d'accord que les employés devraient examiner leur propre EPI et fournir une déclaration sur son état selon un horaire établi.

Mesures prévues

Élaborer et mettre en place un processus continu afin que les employés confirment et fournissent une déclaration chaque année attestant que leur EPI est en bon état.

Le processus comportera des aides à l'information et des listes de vérification pour garantir que les employés puissent déterminer si leur EPI est en bon état.

Une formation portant sur l'utilisation de ces aides à l'information et ces listes de vérification sera élaborée et mise en place (s'il y a lieu).

BPR

Sous-comité EPI

Échéance

Fin de l'exercice 2010-2011

Recommandation 12

Afin de veiller à ce que l'équipement de protection individuel (EPI) soit conforme aux spécifications prescrites, les Services intégrés, en collaboration avec les gestionnaires des centres de responsabilité devraient revoir la pratique selon laquelle on permet aux employés d'acheter localement de l'EPI réglementaire dans les situations non urgentes.

Réponse de la direction

La direction est d'accord que la pratique permettant d'acheter localement de l'EPI réglementaire dans une situation non urgente devrait être révisée.

Mesures prévues

Déterminer les options afin de s'assurer que tout EPI acheté localement respecte les spécifications requises.

Mettre en place l'option préférentielle.

Mettre à jour et clarifier (s'il y a lieu) les lignes directrices relatives à l'achat d'EPI réglementaire par un employé.

BPR

Gestionnaire des finances et de l'administration

Échéance

Automne 2010